Starten van een VvE bij nieuwbouw

In het bouwproces van een nieuwbouwcomplex worden veel keuzes gemaakt die van invloed zijn op de latere Vereniging van Eigenaren en het beheer van het complex. Zo kunnen gemeenschappelijke delen onlogisch zijn en jarenlang gedoe en kosten geven. Hoe eerder er dus wordt meegekeken en meegedacht door een VvE beheerder, hoe beter. Doordat de beheerder vroegtijdig in het proces wordt betrokken, neemt zij de ontwikkelaar veel werk uit handen en heeft de toekomstige VvE tot in het einde der jaren plezier van een Akte van Splitsing die praktisch te beheren is.

Problemen voorkomen

JHK Vastgoedmanagement heeft ruime ervaring in het activeren van VvE’s bij nieuwbouwcomplexen. Graag denken wij mee met de projectontwikkelaar of kopersvereniging bij het activeren van VvE’s bij nieuwbouwcomplexen. Zo kan de (concept) Akte van Splitsing worden beoordeeld op de praktische beheerbaarheid.

Akte van splitsing

De opdracht voor het opstellen van de Akte van Splitsing wordt door de ontwikkelaar gegeven aan de notaris. JHK Vastgoedmanagement neemt deze rol graag over en bespreekt de details met de notaris. Op deze wijze wordt de akte een praktisch document waar ook de toekomstige eigenaars zich in kunnen vinden. Vervolgens maken we een concept begroting . Op deze wijze is voorafgaand aan de verkoop reeds een goede indicatie van de maandelijkse VvE-bijdrage bekend en weten potentiële kopers waar ze aan toe zijn.

Interessant? Neem contact met ons op voor een offerte.

Onderdelen van een VvE

Een Vereniging van Eigenaren (VvE) bestaat uit een vergadering van eigenaren (de leden), een bestuur en commissies. Een kascommissie is belangrijk en verplicht, een technische commissie kan handig zijn bij het begeleiden en plannen van onderhoud. Veel VvE’s kiezen bovendien voor een onpartijdige en deskundige beheerder om hen in hun werkzaamheden te ondersteunen.

Aanpassingen aan dak of gevel

U wilt een airco, afzuigkap of schotelantenne plaatsen? Let op: De gevel en het dak zijn gemeenschappelijke delen. U heeft dus toestemming van de Algemene Ledenvergadering nodig. Maak daarvoor van uw verzoek een agendapunt via de beheerder, liefst voorzien van tekeningen. Houd ook in de gaten of toestemming van de Gemeente in uw geval noodzakelijk is.

Verschil in servicekosten VvE

Alle leden van een Vereniging van Eigenaren betalen een maandelijkse VvE- of verenigingsbijdrage. Deze bijdrage wordt onder andere besteed aan servicekosten (schoonmaak, glasbewassing), planmatig onderhoud en verzekeringspremies. In de Akte van Splitsing is vastgelegd hoe het gebouw en de kosten zijn verdeeld en dat kan per appartement verschillen. Bijvoorbeeld omdat de grootte van appartementen verschilt. Niet blij met de verdeling? Wilt u dit aanpassen, dan moet de Akte van Splitsing worden aangepast – een ingewikkelde en kostbare zaak, waarbij ook de hypotheekverstrekker is betrokken.

Parket- of laminaatvloer leggen appartement

Wilt u in uw appartement een harde vloer leggen, zoals parket of laminaat? Neemt u voor aankoop en leggen eerst contact op met de beheerder of het bestuur van de VvE. Er zijn op dit gebied ongetwijfeld bepalingen waaraan voldaan moet worden, bijvoorbeeld over het aantal decibel (contact-)geluid bij de onderburen en geluidsreducerende ondervloeren. Bedenkt u daarbij dat bij overlast de VvE kan besluiten dat de vloer verwijderd moet worden. Los van de regels, is het vriendelijk naar uw buren om te zorgen voor een goede geluiddemping.

Wilt u meer weten over geluidshinder? Bezoek dan de site van de Nederlandse Stichting Geluidshinder.

Stappenplan voor het activeren van een VvE

Activeren, stap 1 – Idee voorleggen

Uw VvE is inactief en u hebt behoefte aan actie. U bent misschien niet de enige die de VvE wil activeren. Vraag eens aan uw buren hoe zij erover denken. Hopelijk ondersteunen ze uw idee. Bespreek met het (eventueel) bestaande bestuur of er een nieuw bestuur gevormd mag worden, om de boel nieuw leven in te blazen.

Activeren, stap 2 – Voorbereiding

Bereid u eerst voor door alle belangrijke VvE-informatie te verzamelen. Denk aan de splitsingsakte en de bijbehorende reglementen, alle contracten die binnen de VvE zijn afgesloten en het overzicht van de financiën.

Activeren, stap 3 – Vorm een nieuw bestuur

Hoera! Er is een nieuw bestuur. Mijlpaal 1 is succesvol behaald. Binnen een bestuur is het nuttig een kascommissie te benoemen (voor een overzichtelijke financiële afhandeling) en misschien zelfs een technische commissie (met commissieleden die verstand hebben van techniek en onderhoud). Bekijk als bestuur of alle verzekeringen nog kloppen. En vergeet de nieuwe VvE niet in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.

Activeren, stap 4 – Interesse wekken bij mede-eigenaren

Zo! De basis is er. Licht alle betrokken huiseigenaren in over het nieuwe bestuur en laat een enquête rondgaan om de interesse voor bepaalde onderwerpen te peilen. Geef alle VvE-leden een podium waarop ze hun opinie kunnen uiten. Heeft u in kaart kunnen brengen wat iedereen belangrijk vindt? Zet dan deze specifieke punten hoog op de agenda van de eerstvolgende vergadering.

Activeren, stap 5 – Uitnodigen voor de vergadering

Nodig alle VvE-leden ruim twee weken van tevoren uit voor de vergadering. Verstuur de uitnodiging samen met de vergaderagenda. Zorg ervoor dat alle vergaderingen worden vastgelegd in de notulen. Verspreid de notulen onder de huiseigenaren. Plaats in de notulen en de begeleidende brief/mail ook de data voor de volgende vergaderingen. Vergader minimaal één keer per jaar.

 

Heeft u meer hulp nodig bij het activeren van uw VvE of zoekt u ondersteuning bij vergaderingen of technisch beheer? JHK Vastgoedmanagement helpt u graag! Lees ook ons artikel over de nadelen van een slapende VvE

 

Uw ledenvergadering een succes

Een Vereniging van Eigenaren is belangrijk. En een algemene ledenvergadering of ALV dus ook. Maar dan moeten er wel leden komen. Hoe schudt u de VvE wakker? Een aantal tips voor meer animo.

Belangrijke positie

Niet alle VvE-leden zijn zich bewust van hun belangrijke positie binnen de VvE. Leg leden nog eens duidelijk uit dat ze zeggenschap hebben over hun eigen woning en de zaken die in het complex lopen. En vooral dat besluiten pas doorgevoerd mogen worden met de goedkeuring van een bepaald aantal personen. Als er te weinig VvE-leden aanwezig zijn tijdens een vergadering, worden er geen knopen doorgehakt. De VvE kan bij langdurige inactiviteit in de problemen komen. Het pand wordt niet onderhouden, de waarde van de woningen daalt of de financiële afwikkeling van de onderhoudsactiviteiten loopt in de soep. Een goed functionerende VvE is nuttig en belangrijk voor alle betrokkenen.

Persoonlijk uitnodigen

Persoonlijk en herhaaldelijk aanspreken helpt. Steek dus wat extra energie in het (persoonlijk) uitnodigen van de leden – stuur een formele uitnodiging, doe een reminder in de brievenbus en bel op de dag zelf nog even aan. Krijgt u het lid niet mee, dan in elk geval de machtiging.

Combineren met iets leuks

Is er weinig animo voor vergaderen, maar is er wel behoefte aan gezelligheid? Combineer een VvE-vergadering dan met een straatfeest, buurtborrel of een pandbarbecue. Eerst vergaderen, dan een leuke activiteit. Er komen waarschijnlijk meer VvE-leden opdagen.

Actief agendabeheer

Wees als bestuur bovendien alert en luister naar wat alle huiseigenaren te zeggen hebben. Juist buiten de vergaderingen. Stel u op als aanspreekpunt en toon interesse. Ook interessant en laagdrempelig: een WhatsApp-groep voor uw complex of een eigen, besloten, Facebookpagina. Neem belangrijke zaken gelijk op in de agenda van de volgende ledenvergadering of vraag of de bewoner met een voorstel wil komen. Zo krijgen alle betrokkenen het gevoel dat er naar hen geluisterd wordt en dat ze zeggenschap hebben over het pand.

Wilt u meer tips voor succesvol vergaderen? Bekijk onze VvE vergadertips. 

Abracadabra: de splitsingsakte

splitsingsakte vve

Bouwt de buurman plots een discotheek in zijn kelder of plaatst de onderbuurvrouw een toren vol kakelende papegaaien op de galerij? In de splitsingsakte en het splitsingsreglement staat of dat zomaar kan.

De splitsingsakte

In de splitsingsakte zet de notaris zwart op wit hoe de gesplitste appartementsrechten eruit zien. Per appartement of woning is aangegeven wat de eigenaar wel en niet mag op zijn of het gedeelde terrein. Wie een VvE wil inschrijven bij de Kamer van Koophandel moet de akte kunnen laten zien. Het splitsingsreglement is onderdeel van de splitsingsakte. Daarin staat bijvoorbeeld hoeveel iedere huiseigenaar betaalt aan gemeenschappelijke kosten.

Ingewikkelde taal

Het is fijn om te kunnen inzien wat uw rechten alweer zijn. Notarissen maken er in de praktijk vaak een ingewikkeld verhaal van. Vooral als daar nog een aantal rectificaties in worden opgenomen. Het lijkt er soms ook op dat de ontwikkelaar vergeet dat de akte in de toekomst geraadpleegd wordt. Een wollige splitsingsakte zorgt voor miscommunicatie, waarbij de raadplegende partijen als detectives te werk moeten gaan om hun rechten op een rij te krijgen.

Notaris aansporen

Het is overal een trend. In het zakenleven, op scholen en ook bij de vereniging van eigenaren. We willen anno 2015 transparantie. We lezen in deze internettijd geen lappen tekst meer en willen direct begrijpen hoe iets in elkaar zit. Het liefst willen we er ook nog wat over te zeggen hebben. Dat kan alleen als we de situatie begrijpen. Dus wilt u een splitsingsakte waarvan u de tekst begrijpt? Spoor de notaris (en ontwikkelaar) aan een helder document te schrijven. Maak hen duidelijk dat iedereen wil begrijpen wat er staat. Vraag om Jip&Janneke-taal. Zo simpel is het. Dan kunt u die detectivehoed ook weer thuis laten.

 

Zoekt u voorbeelden van splitsingsaktes? Bekijk dit overzicht van de Vereniging Eigen Huis. Heeft u al een ingewikkelde splitsingsakte? Wij ‘vertalen’ hem graag voor u.

Groen VvE beheer

JHK vve beheer rotterdam juliette van der kolkPaars en groen – of het een mooie combinatie is, betwijfelen we. Toch gaan we bij JHK Vastgoedmanagement voor groen. Voor het fatsoenlijk en zorgvuldig omgaan met mens en milieu. Zo gebruiken we onze theezakjes standaard twee keer, lunchen we meestal biologisch en scheiden we ons afval. Om te beginnen dan.

Want de grootste besparing die wij als VvE beheerder kunnen realiseren, ligt op het gebied van papier en inkt. Printjes dus. Daarom versturen we stukken zoveel mogelijk digitaal via ons VvE informatiesysteem Twinq en nemen we een beamer mee naar VvE-vergaderingen. Zo besparen we al vele printjes. Ook op ons eigen kantoor gaan we voor papierloos: we zijn ver gevorderd met het digitaliseren van ons lopende archief. Dat scheelt niet alleen papier, maar ook ruimte, in totaal 24 meter. Bovendien is de informatie zo veiliger, want digitaal gebackupt en alleen toegankelijk met een wachtwoord.

Kascommissie, onmisbaar binnen uw VvE

Uit een recente rechterlijke uitspraak blijkt maar weer eens hoe belangrijk een goed functionerende en correct samengestelde kascontrole commissie is. Bestaat de commissie namelijk niet uit de minimaal vereiste twee VvE-leden, dan mogen zij niet adviseren over de goedkeuring van de jaarstukken. En zonder dat advies kunnen de stukken niet worden goedgekeurd. De VvE zal dan een accountant moeten inhuren. Een dure grap, waar de meeste VvE’s niet op zitten te wachten. Deel dus tijdig een motiverend en gratis schouderklopje uit aan uw kascommissie. Ze besparen u veel geld en gedoe!

De kascontrole commissie of kascommissie, er wordt binnen VvE’s soms wat makkelijk over gedacht. En inderdaad, het is geen dagtaak, maar wel belangrijk. Want de kascommissie gaat over het geld en beoordeelt het financiële beleid van het bestuur. Bovendien maakt het advies van de kascommissie deel uit van (de totstandkoming van) het besluit tot goedkeuring van de jaarstukken. Ook als er een professioneel en financieel deskundig beheerder is. Een goede en complete kascommissie is dus van groot belang.

Wat doet een kascommissie?

De commissie adviseert de Vergadering van Eigenaars om de financiële stukken goed of af te keuren. De commissie geeft verder advies om wel of geen decharge te verlenen aan het bestuur. Met dit decharge voorkomt de VvE dat een bestuur tot in lengte van jaren aansprakelijk blijft voor het gevoerde financiële beheer. Bij het verlenen van decharge neemt de Vergadering de verantwoordelijkheid voor de jaarstukken over.

Wettelijke eisen

De kascontrole commissie van de VvE moet uit minimaal twee personen bestaan die beiden lid zijn van de VvE. Voldoet uw kascontrole commissie niet aan deze eisen, dan mogen de jaarstukken niet goedgekeurd worden, tenzij u een accountant of raad van commissarissen heeft. En dat is vaak een dure grap.

Kascontrole VvE gemakkelijker door digitalisering

Maak het uw kascontrole commissie dus zo goed mogelijk naar de zin en hun werk zo makkelijk mogelijk. Wij helpen daarbij, want bij JHK Vastgoedmanagement vindt de kascontrole digitaal plaats. Dat hoeft niet te wachten tot het einde van het boekjaar: de kascommissie heeft het gehele jaar inzicht in de financiële administratie van de VvE.