Altijd actuele VvE kennis

Als VvE beheerder willen we uw vereniging van eigenaren optimaal van dienst zijn. En daarvoor moeten we precies weten waar we mee bezig zijn. JHK is al jarenlang actief op het gebied van VvE beheer. U kunt er dus op rekenen dat alle medewerkers van JHK gedegen en actuele kennis hebben van de regels en wetten rondom VvE’s. Ook zijn we op de hoogte van het onderhoud en de financiën bij een VvE. Een MJOP heeft geen geheimen voor ons, net als het appartementsrecht, modelreglementen, begroting, jaarrekening, servicekosten en meerjarenonderhoudsplan, contracten en leveranciers en de ALV.

Onze ervaren accountmanagers staan de jongere waar nodig met raad en daad terzijde. Onze betrokken directie en robuuste processen zorgen dat alles voor uw VvE op rolletjes loopt.

 

Basiskennis VvE: financieel beheer

Begrotingen, ledenbijdragen, betalingen en niet te vergeten het verplichte reservefonds – in een Vereniging van Eigenaren gaan vaak grote bedragen om. Gelukkig kan uw VvE beheerder ook het financieel beheer van uw VvE verzorgen. JHK Vastgoedmanagement zorgt bijvoorbeeld voor het betalen van facturen, het innen van de ledenbijdragen en het opstellen van de jaarrekeningen – financieel beheer dus. En via het online informatiesysteem Twinq is ook uw financiële administratie altijd inzichtelijk.

Huurt u een VvE beheerder in voor het financieel beheer van uw VvE, dan kunt u globaal het volgende verwachten:

1. Opstellen conceptbegroting/berekenen van ledenbijdrage.
2. Administratie/incasso VvE bijdragen.
3. Signaleren/oplossen van betalingsachterstanden.
4. Beantwoorden van vragen van leden bijdragen.
5. Beheren/administreren bankrekening(en) VvE.
6. Betalingen namens VvE verzorgen/verwerken.
7. Vervaardigen van de jaarstukken van de Vereniging.
8. Jaarstukken en informatie daarover verstrekken aan de kascontrolecommissie.
9. Verrekenen van voordelig/nadelig exploitatiesaldo.
10. Bijhouden ledenadministratie en verwerken van mutaties.
11. Verwerken/informeren nieuwe leden VvE.

U bent als VvE wel verplicht om via de kascommissie toezicht te houden op de geldzaken.

 

Geldzaken: Achterstallige VvE bijdrage bij verkoop

Niet elk VvE lid betaalt de ledenbijdrage en servicekosten op tijd. Sommigen betalen zelfs al tijden niet, ondanks aandringen van de VvE en zelfs incassotrajecten. Wat nu als zo’n appartement met betalingsachterstand wordt verkocht? De schuld aan de VvE verdwijnt niet, dat is duidelijk.

Verrekenen betalingsachterstand

Maar wie moet ‘m betalen? Dat ligt eraan hoelang de betalingsachterstand al duurt. In principe komen alle achterstanden tot 2 boekjaren voor verkoop alleen voor rekening van de verkoper. Voor achterstanden die zijn ontstaan in de 2 boekjaren tot aan de verkoop zijn zowel koper als verkoper aansprakelijk. In principe: de VvE kan iets anders bepaald hebben in het splitsingsreglement. Het nalezen van dit reglement is dus verstandig. Eventuele kosten kunnen dan in de verkooponderhandelingen mee worden genomen. De notaris verrekent de achterstallige bedragen na overdracht van de woning met de VvE.

Het voorkomen van betalingsachterstanden is beter voor alle partijen. Wij ondersteunen uw VvE graag bij het vormgeven en uitvoeren van de incasso van ledenbijdragen. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend (en kosteloos) eerste gesprek. 

Stemmen per mail in de VvE?

Ervaren VvE-leden en bestuurders weten dat het optrommelen van voldoende mensen op een Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren best lastig kan zijn. Zelfs in hechte VvE’s met betrokken leden lukt het behalen van het (vaak) vereiste quorum – het minimaal aantal stemmen dat in de VvE nodig is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen – niet altijd. Wat kunt u doen als VvE?

Quorum omzeilen

Machtigen van een ander lid is de meest gebruikte oplossing, mits dat in de statuten van uw VvE staat. Maar zijn er ook andere? Jazeker! Zo lazen we over een VvE die de ‘eerste vergadering’, waarvoor een quorum geldt, altijd ’s nachts houdt. Dan concludeert het bestuur dat er niemand is komen opdagen, en vervolgens mag op de volgende vergadering zonder quorum worden gestemd over de onderwerpen die de week ervoor op de agenda stonden.

Vergaderen via Skype?

Niet zo’n nachtbraker? Ook elektronisch vergaderen en stemmen lijkt een oplossing te kunnen zijn. Dit moet alleen wel in de statuten staan, en de leden moeten op afstand de discussie kunnen volgen, stelt ICT jurist Arnold Engelfriet op zijn blog. De VvE moet bovendien weten wie er op afstand meedoen. Skype biedt daarvoor de mogelijkheden.

Stemmen via Twinq?

In de wet staat ook dat mensen mogen stemmen over bepaalde onderwerpen via e-mail of andere elektronische media. In een uitspraak uit 2017 waarin de rechtsgeldigheid van stemmen via Twinq ter discussie stond, stelde de kantonrechter: “De wetgever heeft het niet nodig gevonden om voor verenigingen van eigenaars een aparte regeling voor het elektronisch stemmen op te nemen. De verenigingen van eigenaars kunnen dit zelf regelen. Niet valt in te zien dat dit op formele wijze zou moeten door de splitsingsakte of het modelreglement te wijzigen. Dit mede gelet op het feit dat in onderhavig geval de elektronische stemprocedure met de nodige waarborgen is omkleed en deze wijze van stemmen in wezen niet verschilt van bij volmacht stemmen. Hierbij is ook meegewogen dat de betrokkenheid van de bewoners door het mogelijk maken van elektronisch stemmen groter wordt omdat ze niet op de vergadering aanwezig hoeven te zijn en toch hun mening kenbaar kunnen maken wat ten goede komt aan het besluitvormingsproces binnen een vereniging van eigenaars.”

Onze conclusie: elektronisch stemmen lijkt te kunnen, maar als er de gelegenheid is om uw buren in de ogen te kijken tijdens een vergadering geniet dat zeker de voorkeur. Wilt u ondersteuning bij het voorbereiden van uw ALV? Wij helpen u graag!

 

Een VvE beheerder kiezen, zo pakt u dat aan

Besluiten uitvoeren, verzekeringen afsluiten, opstellen van het meerjarenonderhoudsplan, offertes beoordelen en begrotingen opstellen en de ledenbijdragen van de VvE innen… Bij het beheren van een VvE komt behoorlijk wat kijken. Vaak meer dan u als bewoner en vrijwillige bestuurder wilt of kunt doen. 

Beheer VvE uitbesteden

Het beheer uitbesteden aan een professionele VvE beheerder is voor veel Verenigingen van Eigenaren daarom een goede optie. Een goede VvE beheerder als JHK Vastgoedmanagement kan u veel werk en zorgen uit handen nemen. Met ons team van ervaren en klantgerichte medewerkers organiseren wij vergaderingen, maken begrotingen en vragen we offertes aan voor onderhoudswerkzaamheden. Dankzij onze technische en juridische kennis kunt u erop vertrouwen dat zowel onze werkzaamheden voor uw VvE als die van anderen goed worden uitgevoerd.

Maar hoe komt u nou aan de beste VvE beheerder voor uw appartementencomplex? Met deze stappen maakt u een weloverwogen keuze:

1 Marktonderzoek

Bekijk welke beheerders er zijn de regio Rotterdam. Google, vraag leden, vrienden of bekenden naar namen en ervaringen en/of informeer eens bij (vergelijkbare) VvE’s in de buurt. Zo heeft u snel een aardig lijstje te pakken.

2 Wensen inventariseren

Om de juiste beheerder te kiezen, helpt het als u weet wat u nodig hebt. Wilt u 24/7 service en bereikbaarheid of alleen wat administratieve zaken? Wat kunt en wilt u zelf doen?

3 Offertes aanvragen

Kies 2 a 3 beheerders die u wat lijken en die passen bij uw behoeften. Vraag bij deze partijen een offerte aan op basis van uw wensen of voor verschillende pakketten. Beoordeel de offertes op prijs en op de voorwaarden.

4 Persoonlijk gesprek

Nodig de beheerders uit voor een gesprek. Zorg dat er van uw VvE een aantal mensen aanwezig zijn en stel al uw vragen.

5 Keuze

Leg de beheerder van uw keuze ter akkoord voor aan uw leden.

6 Overeenkomst sluiten

Een gemachtigde bestuurder kan de beheerovereenkomst met de gekozen beheerder ondertekenen.

 

Tip: Vergeet niet de overeenkomst met de vorige beheerder op te zeggen. En informeer ook de andere partijen waar u een offerte hebt aangevraagd.

Basiskennis VvE: de splitsingsakte

De splitsingsakte is het ‘wetboek’ van de VvE. Hierin staan de rechten en plichten van de eigenaren (leden) benoemd. Ook staat o.a. genoemd wie moeten meebetalen aan welke onderdelen. Zo kan er bijvoorbeeld staan dat een eigenaar van een appartement(srecht) op de begane grond moet meebetalen aan het onderhoud van de lift, zelfs al gebruikt die hem niet.

De splitsingsakte is een notariële akte, die wordt opgesteld bij de splitsing. Dat is dus vaak al bij de bouw van een complex. De splitsingsakte en de bijbehorende splitsingstekening worden ingeschreven bij het kadaster. Bij de splitsingsakte hoort ook een reglement.

Als aanvulling kan de vereniging een Huishoudelijk Reglement opstellen. In dit artikel leest u meer over de voorwaarden en inhoud van een Huishoudelijk Reglement.

 

 

Dakterras of opbouw op het dak van een appartement

Mag dat zomaar?

Nu het weer zomer wordt, wordt een dakterras voor zwetende appartementsbewoners wel een heel aantrekkelijk idee. En ook een dakopbouw lijkt een mooie manier om in het bovenste appartement meer leefruimte te creëren. Maar woont u in een VvE, dan is het dak gezamenlijk. En dat betekent dat de Algemene Ledenvergadering toestemming moet geven.

Toestemming dakterras of dakopbouw.

Die toestemming kan onder voorwaarden worden gegeven: zo kan worden afgesproken dat schade aan het dak voor rekening van degene komt die het terras of de dakopbouw aanlegt en/of dat eigenaren met een dakterras aan de VvE betalen voor het verwerven van een groter eigendom. De VvE mag vragen het ontwerp in te zien of een onderzoek verzoeken naar de stevigheid van het dak en de fundering, van belang bij een dakopbouw. Vaak wordt ook afgesproken dat een dakterras voor verkoop van een appartement verwijderd wordt. Let op: het dak blijft nog steeds een gemeenschappelijk deel van het pand.

Splitsingsakte aanpassen

Een aanpassing van de splitsingsakte kan, maar hoeft niet. Het aanpassen kost geld en zal wellicht een andere kostenverdeling van bijvoorbeeld onderhoud met zich meebrengen.Bovendien moet iedereen instemmen met een nieuwe akte, inclusief de hypotheekverstrekkers. Het voordeel is wel dat het gebruiksrecht van het dak dan niet meer gedeeld wordt met alle eigenaren.

En dan nog dit

Gaat u aan de slag met een dakterras of dakopbouw? Voor sommige zaken is in Rotterdam een vergunning verplicht. Op de website van de gemeente Rotterdam kunt u nakijken of voor uw werkzaamheden een vergunning nodig is. Koopt u een appartement met dakterras of dakopbouw? Vraag dan bij de beheerder of de notaris na of een en ander goed is vastgelegd. Heeft u vragen over uw eigen situatie? Neem dan gerust contact met ons op.

Waar rook is, is overlast

Onlangs ontvingen wij een interessante vraag van een bewoonster van een appartement, niet in een van onze VvE’s overigens. Zij schreef dat de bewoners van een appartement met de voordeur aan de algemene ruimte bij de liften al jarenlang zodanig veel rookten, dat het daar vreselijk stonk. Zij en haar kinderen renden elke dag een aantal maal met ingehouden adem naar de open galerij. Ook schaamde ze zich voor bezoekers, die ook door de verstikkende rookwalm moesten. Of daar iets aan te doen was?

Overlast door roken

Nu is het zo dat een VvE kan in het huishoudelijk reglement kan vastleggen dat roken in de gemeenschappelijke ruimten verboden is. Maar je kunt bewoners niet verbieden om in het eigen appartement te roken. Wat wel kan is in het huishoudelijk reglement opnemen dat er hoe dan ook geen overlast van rook mag zijn. Op die manier heb je ook bij roken in het eigen huis een argument om met de rokers in gesprek te gaan over een oplossing. De kans is groot dat rokers zich niet bewust zijn van de overlast die ze veroorzaken en best bereid zijn om (samen) een oplossing te zoeken.

Samen oplossen

Die kan bijvoorbeeld liggen in een extra reinigingsbeurt, een tochtstrip onder de voordeur of het nakijken van het mechanisch afzuigsysteem. Rookoverlast kan ook komen door het stoken op hout en het gebruik van vuurkorven. Ook daar geldt dat bij voorkeur een gezamenlijke oplossing moet worden gevonden.

Het meldpunt Rookoverlast stelt meldingen over rookoverlast in alle vormen zeer op prijs. U kunt het meldpunt Rookoverlast vinden op http://rookoverlast.wordpress.com of bellen of Whatsappen op telefoonnummer 06 49 13 77 77.

 

Goedemiddag, de deurwaarder

Het incasseren van VvE ledenbijdragen

Als koper van een appartement ben je automatisch lid van een VvE. En dat betekent dat er een bijdrage betaald moet worden. Dat is de afspraak, maar ook noodzaak. De VvE moet immers geld hebben om de rekeningen te betalen en als reserve voor het onderhoud. Maar wat doe je als een VvE lid of meerdere VvE leden niet betalen? En is dat te voorkomen? 

VvE bijdrage vooruit betalen

De VvE bijdrage is gebaseerd op de begroting en het soort appartement. Leden betalen vooruit – dus de bijdrage van mei moet uiterlijk 30 april betaald zijn. Deze verplichting staat, ook als een lid het niet eens is met de hoogte van de bijdrage of het beleid van de VvE. Te laat betalen betekent een betalingsachterstand.

Herinnering

U mag vanaf de eerste dag een betalingsherinnering sturen, maar een of twee weken wachten is gebruikelijker. Vermeld daarin om welke maand(en) het gaat en om welk bedrag het gaat. Vergeet niet een redelijke termijn, bijvoorbeeld “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief door u is ontvangen” te bieden waarbinnen het bedrag alsnog betaald moet worden. Helpt dat niet, dan mag de VvE of de beheerder een (laatste) aanmaning versturen. Maar wat als dat ook niet helpt?

Incasso

Als aanmaningen niet werken, is incasso de volgende stap. U kunt de vordering uit handen geven aan een incassobureau, zo voorkomt u u of een ander bestuurslid lastige gesprekken met de wanbetaler moet voeren. U moet per slot van rekening nog met elkaar door één deur. Let op dat uw vergadering daar toestemming voor heeft gegeven via een ‘incassobesluit’. Zo’n bureau probeert eerst nogmaals het openstaande bedrag voldaan te krijgen. Daarbij mogen (onder voorwaarden) wettelijke incassokosten worden berekend, extra kosten bovenop het bedrag dat betaald moet worden. Hiervoor geldt een wettelijk minimum en maximum. Het wettelijk maximum voor incassokosten is over de eerste 2.500 euro: 15%, daarna daalt het percentage. Het wettelijk minimum voor incassokosten is 40 euro, onafhankelijk van het te incasseren bedrag.

Naar de rechter

De volgende stap is er een naar de rechter. De deurwaarder brengt een dagvaarding uit aan het VvE-lid. Het VvE-lid moet dan voor de rechter komen en waarschijnlijk alsnog betalen. Na een veroordeling komen er echter nog procedurekosten bij. Betaalt het VvE lid alsnog niet, dan kan het zelfs zover komen dat het appartement in de executieverkoop wordt gebracht. Zacht gezegd geen fijne ervaring, want ook de inboedel wordt verkocht of weggegooid. Let op als u een appartement koopt in een executievei, al dan niet in een executieveiling: de betalingsachterstand van het lopende jaar en van het vorige jaar komt voor rekening van de nieuwe eigenaar.

Al met al loont het om bij een uitblijvende betaling in overleg te treden met de wanbetaler en te komen tot een oplossing. Heeft u vragen of problemen op dit gebied, neem dan zeker even contact met ons op.

De vlag uit in de VvE

Koningsdag, Dodenherdenking en Bevrijdingsdag komen heel dichtbij. En sommige mensen steken dan graag de vlag uit, al dan niet met wimpel. Mag dat eigenlijk zomaar binnen een Vereniging van Eigenaren?

Een VvE mag bepaalde decoraties verbieden aan de buitenkant van een woning. Sommige VvE’s hebben strenge regels op dat gebied. Binnen sommige VvE’s is het  bevestigen van een vlaggestokhouder zelfs gewoon verboden.

Sommige VvE’s hebben een gezamenlijke vlaggenmast, waarop op hoogtijdagen de vlag wordt gehesen volgens vaste afspraken. Op andere complexen, zoals de Rotterdamse Statendam, wappert permanent een vlag. Wilt u echter als individuele appartementseigenaar een vlaggenstokhouder bevestigen aan de buitengevel van uw appartement, dan brengt u daarmee wijzigingen aan aan gemeenschappelijke delen en daarvoor is toestemming van de vergadering vereist. Lukt dat niet voor volgende week, of wilt u het traject hoe dan ook niet in, dan loont het wellicht de moeite om eens een watersportwinkel te bezoeken. Veel vlaggenstokhouders voor boten zijn verwijderbaar en passen ook op een balkonhek.

Goed om te weten: Nederland kent geen wettelijke regels voor het gebruik van de vlag. U mag als burger, bedrijf of organisatie op alle dagen van het jaar de vlag uithangen. Er is een vlaginstructie, maar het volgen daarvan is niet verplicht.