Goedemiddag, de deurwaarder

Het incasseren van VvE ledenbijdragen

Als koper van een appartement ben je automatisch lid van een VvE. En dat betekent dat er een bijdrage betaald moet worden. Dat is de afspraak, maar ook noodzaak. De VvE moet immers geld hebben om de rekeningen te betalen en als reserve voor het onderhoud. Maar wat doe je als een VvE lid of meerdere VvE leden niet betalen? En is dat te voorkomen? 

VvE bijdrage vooruit betalen

De VvE bijdrage is gebaseerd op de begroting en het soort appartement. Leden betalen vooruit – dus de bijdrage van mei moet uiterlijk 30 april betaald zijn. Deze verplichting staat, ook als een lid het niet eens is met de hoogte van de bijdrage of het beleid van de VvE. Te laat betalen betekent een betalingsachterstand.

Herinnering

U mag vanaf de eerste dag een betalingsherinnering sturen, maar een of twee weken wachten is gebruikelijker. Vermeld daarin om welke maand(en) het gaat en om welk bedrag het gaat. Vergeet niet een redelijke termijn, bijvoorbeeld “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief door u is ontvangen” te bieden waarbinnen het bedrag alsnog betaald moet worden. Helpt dat niet, dan mag de VvE of de beheerder een (laatste) aanmaning versturen. Maar wat als dat ook niet helpt?

Incasso

Als aanmaningen niet werken, is incasso de volgende stap. U kunt de vordering uit handen geven aan een incassobureau, zo voorkomt u u of een ander bestuurslid lastige gesprekken met de wanbetaler moet voeren. U moet per slot van rekening nog met elkaar door één deur. Let op dat uw vergadering daar toestemming voor heeft gegeven via een ‘incassobesluit’. Zo’n bureau probeert eerst nogmaals het openstaande bedrag voldaan te krijgen. Daarbij mogen (onder voorwaarden) wettelijke incassokosten worden berekend, extra kosten bovenop het bedrag dat betaald moet worden. Hiervoor geldt een wettelijk minimum en maximum. Het wettelijk maximum voor incassokosten is over de eerste 2.500 euro: 15%, daarna daalt het percentage. Het wettelijk minimum voor incassokosten is 40 euro, onafhankelijk van het te incasseren bedrag.

Naar de rechter

De volgende stap is er een naar de rechter. De deurwaarder brengt een dagvaarding uit aan het VvE-lid. Het VvE-lid moet dan voor de rechter komen en waarschijnlijk alsnog betalen. Na een veroordeling komen er echter nog procedurekosten bij. Betaalt het VvE lid alsnog niet, dan kan het zelfs zover komen dat het appartement in de executieverkoop wordt gebracht. Zacht gezegd geen fijne ervaring, want ook de inboedel wordt verkocht of weggegooid. Let op als u een appartement koopt in een executievei, al dan niet in een executieveiling: de betalingsachterstand van het lopende jaar en van het vorige jaar komt voor rekening van de nieuwe eigenaar.

Al met al loont het om bij een uitblijvende betaling in overleg te treden met de wanbetaler en te komen tot een oplossing. Heeft u vragen of problemen op dit gebied, neem dan zeker even contact met ons op.

De vlag uit in de VvE

Koningsdag, Dodenherdenking en Bevrijdingsdag komen heel dichtbij. En sommige mensen steken dan graag de vlag uit, al dan niet met wimpel. Mag dat eigenlijk zomaar binnen een Vereniging van Eigenaren?

Een VvE mag bepaalde decoraties verbieden aan de buitenkant van een woning. Sommige VvE’s hebben strenge regels op dat gebied. Binnen sommige VvE’s is het  bevestigen van een vlaggestokhouder zelfs gewoon verboden.

Sommige VvE’s hebben een gezamenlijke vlaggenmast, waarop op hoogtijdagen de vlag wordt gehesen volgens vaste afspraken. Op andere complexen, zoals de Rotterdamse Statendam, wappert permanent een vlag. Wilt u echter als individuele appartementseigenaar een vlaggenstokhouder bevestigen aan de buitengevel van uw appartement, dan brengt u daarmee wijzigingen aan aan gemeenschappelijke delen en daarvoor is toestemming van de vergadering vereist. Lukt dat niet voor volgende week, of wilt u het traject hoe dan ook niet in, dan loont het wellicht de moeite om eens een watersportwinkel te bezoeken. Veel vlaggenstokhouders voor boten zijn verwijderbaar en passen ook op een balkonhek.

Goed om te weten: Nederland kent geen wettelijke regels voor het gebruik van de vlag. U mag als burger, bedrijf of organisatie op alle dagen van het jaar de vlag uithangen. Er is een vlaginstructie, maar het volgen daarvan is niet verplicht.

 

Kozijnen vervangen en de VvE

Stel, u heeft een appartement in een VvE en u wilt uw kozijnen vervangen. Mag dat zomaar? Of kan de VvE dat verbieden? En hoe moet dat dan met onderhoud? 

Toestemming nodig?

De eerste vraag is natuurlijk of toestemming nodig is. En dat hangt af van wat het splitsingsreglement daarover zegt. Vaak horen raamkozijnen met glas tot de gemeenschappelijke zaken en dat betekent dat de VvE moet zorgen voor het onderhoud ervan. Vaak is ook bepaald dat eigenaren zonder toestemming van de vergadering van eigenaars geen veranderingen mogen aanbrengen in en aan de gemeenschappelijke gedeelten. Vallen uw kozijnen dus onder de gemeenschappelijke delen, dan is toestemming nodig. Zo niet, kunt u uw gang gaan.

Let op bij toestemming

Is toestemming nodig, dan kan de VvE die geven. Maar daarbij zijn wel een aantal aandachtspunten. Als een individuele eigenaar namelijk toestemming krijgt om zijn of haar kozijnen te vervangen, dan is het natuurlijk niet de bedoeling dat de kosten daarvan voor rekening van de andere eigenaren, dus van de VvE, komen. Is er voor de kozijnen ander onderhoud nodig, dan lijkt het logisch om ook die kosten bij de individuele eigenaar te houden. En als er schade mocht ontstaan aan het gebouw door (plaatsing van) de kozijnen, wilt u ook niet dat die voor rekening van de VvE komen. Het is dus verstandig om dit goed vast te leggen voordat de kozijnenleverancier op de stoep staat. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de nieuwe kozijnen veel minder onderhoud nodig hebben dan die van de rest van de VvE. In overleg met uw beheerder kunt berekenen wat het gedeelte is dat de eigenaar van de nieuwe kozijnen niet hoeft te betalen.

Al met al verdient het aanbeveling om wijzigingen aan gemeenschappelijke delen zoveel mogelijk gezamenlijk op te pakken. Dat houdt zaken overzichtelijk en administratief behapbaar. Bovendien vermijdt u zo scheve gezichten of problemen zoals in deze aflevering van de Rijdende Rechter.

NB Heeft een van de eigenaren zonder toestemming van de vergadering de kozijnen vervangen en is die toestemming wel verplicht, kom dan als VvE zo snel mogelijk in verweer. Er is dan immers in strijd gehandeld met het splitsingsreglement.

Effectief vergaderen met uw VvE, zo doet u dat

Vergadertips

Komt de VvE vergadering er weer aan? U kunt uw VvE vergadering voor laten zitten door een professionele voorzitter van JHK. Doet u het voorzitten liever zelf, dan hebben we een aantal handige tips voor u:

Agenda en stukken

  • Zorg voor een goede agenda. Zijn er als lid punten waar over u de vergadering wilt laten besluiten, lever ze dan tijdig aan bij het bestuur of de beheerder. Immers over zaken die niet agenda staan, kan niet worden besloten.
  • Het helpt als  de leden de agenda en de stukken hebben gelezen. Stel vragen liefst alvast via mail, zodat u in de vergadering een adequaat antwoord krijgt van het bestuur/beheerder.
  • Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten. Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.

Leiden van de vergadering

  • Begin op tijd en stop op tijd.
  • Zet de agenda en stukken in een presentatie en vertoon die op een beamer.
  • Houd het proces in de gaten en zuiver. Maak onderscheid tussen doel en werkwijze, persoonlijk en zakelijk.
  • Houd de agendapunten aan en kap lange zinloze discussies af. Kort tijdrovende punten in. Andere onderwerpen kunnen bij de rondvraag aan de orde komen.
  • Maak van het uitzoeken van specifieke punten een actiepunt of benoem bijvoorbeeld een commissie.
  • Genoeg gezegd? Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.

Discussie

  • Zorg voor sfeer, respecteer elkaar en benadruk dat elke VvE een gezamenlijk doel heeft.
  • Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen. Vraag om oplossingen en leg de opties aan de vergadering voor.
  • Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.
  • Kijk naar non-verbale communicatie. Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd? De Vergadering van Eigenaars is het hoogste orgaan en (nadere) besluitvorming kan pas in de eerstvolgende vergadering.
  • Weet u dat iemand boos is om een bepaald punt? Ga naast deze persoon zitten. Hij of zij zal dan minder fel zijn.

Concentratie

  • Vraag mensen telefoons in de tas te laten. Heeft iemand een dringende reden om de telefoon bij zich te houden? Vraag dan de telefoon ondersteboven op tafel te leggen.
  • Zitten maakt sloom. Vergader eens staand of las een beweegpauze in.
  • Serveer gezonde snacks zonder snelle suikers. Dus geen koekjes of taart, maar kaas, noten, fruit en groenten met een (kruiden)dip. Zo blijven mensen langer alert.

JHK Vastgoedmanagement wenst u een fijne vergadering.

Uw VvE en de AVG

Omgaan met gegevens in uw VvE

Bijna een jaar geleden is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwe Europese privacywetgeving, ingegaan. De wet is bedoeld om de privacyrechten van klanten, leden of gebruikers te versterken en uit te breiden. Organisaties die persoonsgegevens vastleggen van klanten, wel eens een factuur of nieuwsbrief versturen, krijgen ermee te maken. En wie niet voldoet aan deze nieuwe wet, kan een aardige boete krijgen.

Ook uw VvE valt onder de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een AVG-10-stappenplan. Voor VvE’s zijn er een aantal aandachtspunten:

Uw VvE moet kunnen bewijzen dat er volgens de AVG wordt gewerkt. Dat doet u door bij te houden hoe u met persoonsgegevens omgaat. Beschrijf in een document welke gegevens u bewaart, waarom, waar de gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt. U moet ook uw leden informeren over de manier waarop u met gegevens omgaat, bijvoorbeeld via een privacyverklaring.

Houd er rekening mee dat u toestemming van de leden moet hebben om hun gegevens te bewaren en gebruiken. U moet kunnen aantonen dat u die toestemming hebt. Let op: een toestemming geldt voor een specifiek doel. Voor andere doelen, moet nieuwe toestemming worden gevraagd.

Komen de gegevens onverhoopt in verkeerde handen, of is daar kans op, bijvoorbeeld door een verkeerd verstuurd mailtje of diefstal van een laptop? Meld dat dan bij de Autoriteit Persoonsgegevens, bij uw leden en leg het vast.

Zo loopt u als VvE geen onnodig risico.

Een groen dak voor uw VvE – subsidie aanvragen

Een groen dak biedt veel voordelen. Zo gaat het dak langer mee en leveren zonnepanelen meer op. Daarnaast zorgt de beplanting voor minder belasting van het riool. Daarom biedt de gemeente Rotterdam subsidie voor wie een groen dak realiseert.

Subsidie ook voor VvE’s

De gemeente Rotterdam stimuleert de aanleg van groene daken in Rotterdam. Deze zijn goed voor het klimaat in de stad en zijn nodig om droge voeten te houden. Ze vangen namelijk regenwater op en voeren het water vertraagd af. Hierdoor wordt het riool minder belast bij hevige regenval. Zeker in stenige gebieden zoals het centrum en de wat oudere stadswijken zijn groene daken daarom onmisbaar. Het is de ambitie van de gemeente om voor 2030 in de binnenstad 1.000.000 m2 multifunctioneel dak te realiseren.

Tips van de gemeente

Wilt u samen met uw Vereniging van Eigenaren een groen dak realiseren op uw appartementencomplex? Houd dan rekening met de volgende twee zaken:

  1. Als de aanvrager een VvE is, moet u ook het vergaderbesluit en een machtiging kunnen aanleveren.
  2. Bij de aanvraag worden stukken gevraagd, waaronder een authentiek afschrift van de (koop)akte of een gewaarmerkt recent uittreksel uit de kadastrale legger. Als u de subsidie aanvraagt namens de VvE van het appartementengebouw, hoeft u niet van alle eigenaren een afzonderlijk afschrift van de koopakte toe te voegen als u de subsidie-aanvraag namens en op rekening van de VvE doet. Dan volstaat een VvE-besluit.

Heeft u nog vragen of wilt u hulp bij het inbrengen van dit punt bij uw VvE? Neem zeker contact met ons op!

De voorwaarden en regels vindt u in de bijlage (PDF, laatste update januari 2019): Voorwaarden-subsidie-groene-daken-Rotterdam

Gelukkig nieuw boekjaar!

Met het nieuwe jaar is ook een nieuw boekjaar ingegaan. En dat is van belang voor uw Vereniging van Eigenaren. Want het oude jaar moet worden afgesloten en de jaarcijfers moeten worden opgesteld. Dat moet binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar.

Rol van de VvE

De jaarstukken worden vaak door de VvE beheerder opgesteld. Het bestuur blijft wel verantwoordelijk voor het tijdig en correct opstellen ervan. Het controleren van de jaarcijfers is een taak van de kascommissie, net als het verslag uitbrengen aan de ledenvergadering. Bij dat verslag hoort een advies: wel of niet akkoord gaan met de jaarcijfers. Het bestuur wordt daarmee ontlast van aansprakelijkheid voor het gevoerde (financiële) beleid, met een mooi woord: decharge verlenen. Ook dat moet binnen 6 maanden na het einde van het boekjaar gebeuren, dus vóór 1 juli. Let op: de stukken moeten worden meegestuurd met uitnodiging van de vergadering, die minimaal 2 weken voor de vergadering moet worden verzonden. Op tijd beginnen dus. Ook goed om te weten: alle bestuurders van de VvE moeten de jaarstukken ondertekenen.

Balans en exploitatierekening

De balans en de exploitatierekening zijn onderdelen van de jaarstukken. Een balans is een overzicht van de bezittingen (o.a. banksaldo), vorderingen (o.a. nog te ontvangen bedragen), vermogen (zoals het reservefonds) en schulden (o.a. openstaande rekeningen op 31 december) van de VvE. De exploitatierekening  of winst- en verliesrekening is eigenlijk het huishoudboekje van de VvE. Er staat op wat er in het afgelopen jaar is binnengekomen aan bijvoorbeeld ledenbijdrage en rente en uitgegeven aan bijvoorbeeld verzekeringen, onderhoud en reserveringen.

Meer weten over de financiële bedrijfsvoering van uw VvE? Duik eens in onze VvE kennisbank. Of maak een afspraak met een van onze accountmanagers. 

 

7 redenen om uw VvE beheer onder te brengen bij JHK Vastgoedmanagement

Via deze deze website en onze Facebook- en LinkedIn-pagina’s proberen we VvE’s in Rotterdam te helpen bij het beheer van de VvE. Dus vertellen we over de kascommissie en de splitsingsakte, geven we tips voor het opstellen van een MJOP en VvE vergaderingen en houden we u op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van VvE beheer. Maar over onszelf hebben we het eigenlijk niet vaak. Omdat je niet altijd bescheiden kunt zijn, nu 10 goede redenen om uw VvE beheer onder te brengen bij JHK Vastgoedmanagement:

1 In Rotterdam voor VvE’s in Rotterdam

JHK Vastgoedmanagement heeft een kantoor in Rotterdam en werkt voor VvE’s in Rotterdam en omstreken. We spreken de taal, kennen letterlijk en figuurlijk de weg en zijn zo ter plaatse als het nodig is.

2 Persoonlijk en betrokken

Vastgoed draait om mensen, niet om stenen alleen. We zorgen dus goed voor uw beheer en administratie, maar ook voor een prettige samenwerking en persoonlijk contact.

3 Voordelig VvE beheer

Goedkoop VvE beheer kan nog wel eens uitdraaien op duurkoop. Niet bij ons. Dankzij de persoonlijke en efficiënte aanpak van JHK Vastgoedmanagement bent u als VvE verzekerd van de best mogelijke kwaliteit tegen de best mogelijke prijs.

4 Uw geldzaken inzichtelijk

JHK Vastgoedmanagement zorgt voor het betalen van facturen, het innen van de ledenbijdragen en het opstellen van de jaarrekeningen. Ook het versturen van aanmaningen nemen wij voor u over. Via Twinq is uw financiële administratie 24/7 inzichtelijk.

5 Ervaring met beheer en onderhoud

Iedereen binnen JHK Vastgoedmanagement heeft ruime kennis van en ervaring in vastgoed en VvE beheer. En ook voor uw MJOP en andere onderhoudszaken bent u bij ons aan het juiste adres. JHK Vastgoedmanagement heeft de contacten en kennis in huis voor het organiseren, coördineren en controleren van zowel dagelijks – als planmatig onderhoud. Uiteraard aan de hand van een doortimmerd meerjaren onderhoudsplan (MJOP) en in nauw overleg met de VvE.

6 Soepele VvE vergaderingen

VvE vergadering? Laat dat maar aan ons over – van locatie en beamer tot het opstellen van de agenda en digitaal verstrekken van alle vergaderstukken en van presentielijst tot notulen. U kunt ons zelfs inzetten om de vergadering voor te zitten.

7 Administratie onder controle

JHK Vastgoedmanagement verzorgt voor u de ledenadministratie, financiële administratie en verzekeringen. We zorgen dat uw VvE altijd aan de wettelijke eisen voldoet. Dat doen we professioneel, zorgvuldig én transparant: via het online informatiesysteem Twinq is uw administratie altijd inzichtelijk. Een geruststellend gevoel!

 

Overtuigd? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte!

 

Nieuwbouw? Nieuwe Vereniging van Eigenaren

Denkt u over een nieuwbouwappartement of heeft u er een veroverd? Vergeet de VvE niet. Want die is handig, verplicht én kost geld.

VvE bijdrage

Als u een appartement koopt, krijgt u gegarandeerd met een VvE te maken. Appartementseigenaren zijn namelijk verplicht lid en moeten een vast maandelijks bedrag betalen voor onderhoud en beheer van de gemeenschappelijke ruimten, verzekeringen en gemeenschappelijke voorzieningen. Denk aan een bedrag van tussen de 100 en 200 euro per maand, zeker als er een lift in uw complex aanwezig is. De ontwikkelaar zal een maandelijkse bijdrage opgeven en heeft wellicht een begroting gemaakt voor de VvE. Neem deze kritisch door, zodat u zich niet rijk rekent.

VvE op tijd opstarten

Het tijdig opstarten van een VvE is verstandig, want tijdens de bouw worden veel keuzes gemaakt die van invloed zijn op de latere Vereniging van Eigenaren en het beheer van het complex. De ontwikkelaar kan een eerste ledenvergadering organiseren, bij voorkeur een half jaar voor oplevering. Het dan benoemde bestuur kan vervolgens met de ontwikkelaar en de eventuele door de VvE aangestelde beheerder toewerken naar een geslaagde oplevering.

VvE beheerder als fundament voor uw VvE

Het betrekken van een VvE beheerder is een slimme zet. Aktes, plannen en toekomstig onderhoud zijn niet altijd eenvoudig te doorzien. En ook een oplevering moet goed en volgens de regels gebeuren om latere problemen te voorkomen. Dat geeft rust en betaalt zich altijd terug, al is het alleen maar omdat u zo de handen vrij heeft voor het inrichten en verhuizen.

Problemen voorkomen

JHK Vastgoedmanagement heeft veel ervaring met VvE’s en nieuwbouwcomplexen in Rotterdam en omgeving. We staan aan uw kant en denken actief en inhoudelijk mee. Zo kan de (concept) Akte van Splitsing worden beoordeeld op de praktische beheerbaarheid. We kunnen de Akte van Splitsing voor uw VvE ook bespreken met de notaris. Zo wordt dat gegarandeerd een praktisch document waar ook de toekomstige eigenaars zich in kunnen vinden – goed voor de verkoopwaarde! We maken vervolgens een concept begroting, waardoor u vooraf weet wat de maandelijkse VvE-bijdrage wordt.

Interessant? Neem contact met ons op voor een offerte.

Versier je VvE – zo zorgt u voor gezellige feestdagen

De feestdagen komen er weer aan en de eerste kerstversieringen liggen alweer in de winkels. En dan rijst ook de vraag of en hoe u uw appartementencomplex, de galerijen en de hal wilt aankleden voor de decembermaand. De een ziet het liefst een knipperende arrenslee aan de gevel, terwijl de ander een kerstkrans al te veel vindt. En dan hebben we het over het financiële aspect van de versiering nog niet gehad: stroom en spullen kosten geld. Bij al deze zaken is een rol weggelegd voor de VvE. Of liever: voor het huishoudelijk reglement van de VvE.

Kerstversiering in Beijing, foto Tom Ssvage

Huishoudelijk reglement

In het huishoudelijk reglement kan worden vastgelegd hoe de privégedeelten en de gemeenschappelijke ruimten worden gebruikt en wat als overlast wordt gezien. Hoe beter de regels, hoe minder kans op ruzie. Er kunnen bijvoorbeeld bepalingen worden opgenomen die grenzen stellen aan versieringen en feestverlichting. Denk bijvoorbeeld aan het vastleggen van een periode waarin de versieringen mogen hangen of een grens aan de zichtbaarheid, de felheid van het licht of het geluid. Ook kunt u veiligheidsbepalingen opnemen.

Wie betaalt?

Dan is er nog de vraag wie de versieringen in de gemeenschappelijke ruimten gaat betalen. In onze praktijk zien we soms dat de VvE bijvoorbeeld een kerstboom in de hal betaalt, al is dat eigenlijk niet de bedoeling. Beter is om voor een dergelijke versiering een aparte inzameling te houden, bijvoorbeeld vanuit een eventuele bewonersvereniging. Dat geldt ook voor een nieuwjaarsborrel of ander evenement voor de bewoners. In sommige gevallen vond de rechter het goed dat die uit de VvE kas werd betaald, maar er zijn ook andere geluiden. Ons advies is: maak het gezellig, maar houd de geldstroom buiten de VvE.

Subsidie

Wilt u meer doen voor minder geld? Opzoomer Mee biedt in Rotterdam de mogelijkheid met buren Sinterklaas, Kerst en/of Oud & Nieuw te vieren of aandacht te besteden aan Lief & Leed in de straat. De bijdrage is maximaal 175 euro, ook een kerstboom van 7 meter hoog en/of lichtslang is mogelijk. Let op: de aanmeldbon moet voor 1 december 2018 bij Opzoomer Mee binnen zijn. De kerstboom wordt 6 december door Stadsbeheer in uw straat geplaatst. Versieren en opruimen doet u zelf.