Stemmen per mail in de VvE?

Ervaren VvE-leden en bestuurders weten dat het optrommelen van voldoende mensen op een Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren best lastig kan zijn. Zelfs in hechte VvE’s met betrokken leden lukt het behalen van het (vaak) vereiste quorum – het minimaal aantal stemmen dat in de VvE nodig is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen – niet altijd. Wat kunt u doen als VvE?

Quorum omzeilen

Machtigen van een ander lid is de meest gebruikte oplossing, mits dat in de statuten van uw VvE staat. Maar zijn er ook andere? Jazeker! Zo lazen we over een VvE die de ‘eerste vergadering’, waarvoor een quorum geldt, altijd ’s nachts houdt. Dan concludeert het bestuur dat er niemand is komen opdagen, en vervolgens mag op de volgende vergadering zonder quorum worden gestemd over de onderwerpen die de week ervoor op de agenda stonden.

Vergaderen via Skype?

Niet zo’n nachtbraker? Ook elektronisch vergaderen en stemmen lijkt een oplossing te kunnen zijn. Dit moet alleen wel in de statuten staan, en de leden moeten op afstand de discussie kunnen volgen, stelt ICT jurist Arnold Engelfriet op zijn blog. De VvE moet bovendien weten wie er op afstand meedoen. Skype biedt daarvoor de mogelijkheden.

Stemmen via Twinq?

In de wet staat ook dat mensen mogen stemmen over bepaalde onderwerpen via e-mail of andere elektronische media. In een uitspraak uit 2017 waarin de rechtsgeldigheid van stemmen via Twinq ter discussie stond, stelde de kantonrechter: “De wetgever heeft het niet nodig gevonden om voor verenigingen van eigenaars een aparte regeling voor het elektronisch stemmen op te nemen. De verenigingen van eigenaars kunnen dit zelf regelen. Niet valt in te zien dat dit op formele wijze zou moeten door de splitsingsakte of het modelreglement te wijzigen. Dit mede gelet op het feit dat in onderhavig geval de elektronische stemprocedure met de nodige waarborgen is omkleed en deze wijze van stemmen in wezen niet verschilt van bij volmacht stemmen. Hierbij is ook meegewogen dat de betrokkenheid van de bewoners door het mogelijk maken van elektronisch stemmen groter wordt omdat ze niet op de vergadering aanwezig hoeven te zijn en toch hun mening kenbaar kunnen maken wat ten goede komt aan het besluitvormingsproces binnen een vereniging van eigenaars.”

Onze conclusie: elektronisch stemmen lijkt te kunnen, maar als er de gelegenheid is om uw buren in de ogen te kijken tijdens een vergadering geniet dat zeker de voorkeur. Wilt u ondersteuning bij het voorbereiden van uw ALV? Wij helpen u graag!

 

Effectief vergaderen met uw VvE, zo doet u dat

Vergadertips

Komt de VvE vergadering er weer aan? U kunt uw VvE vergadering voor laten zitten door een professionele voorzitter van JHK. Doet u het voorzitten liever zelf, dan hebben we een aantal handige tips voor u:

Agenda en stukken

  • Zorg voor een goede agenda. Zijn er als lid punten waar over u de vergadering wilt laten besluiten, lever ze dan tijdig aan bij het bestuur of de beheerder. Immers over zaken die niet agenda staan, kan niet worden besloten.
  • Het helpt als  de leden de agenda en de stukken hebben gelezen. Stel vragen liefst alvast via mail, zodat u in de vergadering een adequaat antwoord krijgt van het bestuur/beheerder.
  • Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten. Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.

Leiden van de vergadering

  • Begin op tijd en stop op tijd.
  • Zet de agenda en stukken in een presentatie en vertoon die op een beamer.
  • Houd het proces in de gaten en zuiver. Maak onderscheid tussen doel en werkwijze, persoonlijk en zakelijk.
  • Houd de agendapunten aan en kap lange zinloze discussies af. Kort tijdrovende punten in. Andere onderwerpen kunnen bij de rondvraag aan de orde komen.
  • Maak van het uitzoeken van specifieke punten een actiepunt of benoem bijvoorbeeld een commissie.
  • Genoeg gezegd? Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.

Discussie

  • Zorg voor sfeer, respecteer elkaar en benadruk dat elke VvE een gezamenlijk doel heeft.
  • Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen. Vraag om oplossingen en leg de opties aan de vergadering voor.
  • Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.
  • Kijk naar non-verbale communicatie. Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd? De Vergadering van Eigenaars is het hoogste orgaan en (nadere) besluitvorming kan pas in de eerstvolgende vergadering.
  • Weet u dat iemand boos is om een bepaald punt? Ga naast deze persoon zitten. Hij of zij zal dan minder fel zijn.

Concentratie

  • Vraag mensen telefoons in de tas te laten. Heeft iemand een dringende reden om de telefoon bij zich te houden? Vraag dan de telefoon ondersteboven op tafel te leggen.
  • Zitten maakt sloom. Vergader eens staand of las een beweegpauze in.
  • Serveer gezonde snacks zonder snelle suikers. Dus geen koekjes of taart, maar kaas, noten, fruit en groenten met een (kruiden)dip. Zo blijven mensen langer alert.

JHK Vastgoedmanagement wenst u een fijne vergadering.