Stemmen per mail in de VvE?

Ervaren VvE-leden en bestuurders weten dat het optrommelen van voldoende mensen op een Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren best lastig kan zijn. Zelfs in hechte VvE’s met betrokken leden lukt het behalen van het (vaak) vereiste quorum – het minimaal aantal stemmen dat in de VvE nodig is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen – niet altijd. Wat kunt u doen als VvE?

Quorum omzeilen

Machtigen van een ander lid is de meest gebruikte oplossing, mits dat in de statuten van uw VvE staat. Maar zijn er ook andere? Jazeker! Zo lazen we over een VvE die de ‘eerste vergadering’, waarvoor een quorum geldt, altijd ’s nachts houdt. Dan concludeert het bestuur dat er niemand is komen opdagen, en vervolgens mag op de volgende vergadering zonder quorum worden gestemd over de onderwerpen die de week ervoor op de agenda stonden.

Vergaderen via Skype?

Niet zo’n nachtbraker? Ook elektronisch vergaderen en stemmen lijkt een oplossing te kunnen zijn. Dit moet alleen wel in de statuten staan, en de leden moeten op afstand de discussie kunnen volgen, stelt ICT jurist Arnold Engelfriet op zijn blog. De VvE moet bovendien weten wie er op afstand meedoen. Skype biedt daarvoor de mogelijkheden.

Stemmen via Twinq?

In de wet staat ook dat mensen mogen stemmen over bepaalde onderwerpen via e-mail of andere elektronische media. In een uitspraak uit 2017 waarin de rechtsgeldigheid van stemmen via Twinq ter discussie stond, stelde de kantonrechter: “De wetgever heeft het niet nodig gevonden om voor verenigingen van eigenaars een aparte regeling voor het elektronisch stemmen op te nemen. De verenigingen van eigenaars kunnen dit zelf regelen. Niet valt in te zien dat dit op formele wijze zou moeten door de splitsingsakte of het modelreglement te wijzigen. Dit mede gelet op het feit dat in onderhavig geval de elektronische stemprocedure met de nodige waarborgen is omkleed en deze wijze van stemmen in wezen niet verschilt van bij volmacht stemmen. Hierbij is ook meegewogen dat de betrokkenheid van de bewoners door het mogelijk maken van elektronisch stemmen groter wordt omdat ze niet op de vergadering aanwezig hoeven te zijn en toch hun mening kenbaar kunnen maken wat ten goede komt aan het besluitvormingsproces binnen een vereniging van eigenaars.”

Onze conclusie: elektronisch stemmen lijkt te kunnen, maar als er de gelegenheid is om uw buren in de ogen te kijken tijdens een vergadering geniet dat zeker de voorkeur. Wilt u ondersteuning bij het voorbereiden van uw ALV? Wij helpen u graag!