Berichten

Basiskennis VvE: financieel beheer

Begrotingen, ledenbijdragen, betalingen en niet te vergeten het verplichte reservefonds – in een Vereniging van Eigenaren gaan vaak grote bedragen om. Gelukkig kan uw VvE beheerder ook het financieel beheer van uw VvE verzorgen. JHK Vastgoedmanagement zorgt bijvoorbeeld voor het betalen van facturen, het innen van de ledenbijdragen en het opstellen van de jaarrekeningen – financieel beheer dus. En via het online informatiesysteem Twinq is ook uw financiële administratie altijd inzichtelijk.

Huurt u een VvE beheerder in voor het financieel beheer van uw VvE, dan kunt u globaal het volgende verwachten:

1. Opstellen conceptbegroting/berekenen van ledenbijdrage.
2. Administratie/incasso VvE bijdragen.
3. Signaleren/oplossen van betalingsachterstanden.
4. Beantwoorden van vragen van leden bijdragen.
5. Beheren/administreren bankrekening(en) VvE.
6. Betalingen namens VvE verzorgen/verwerken.
7. Vervaardigen van de jaarstukken van de Vereniging.
8. Jaarstukken en informatie daarover verstrekken aan de kascontrolecommissie.
9. Verrekenen van voordelig/nadelig exploitatiesaldo.
10. Bijhouden ledenadministratie en verwerken van mutaties.
11. Verwerken/informeren nieuwe leden VvE.

U bent als VvE wel verplicht om via de kascommissie toezicht te houden op de geldzaken.

 

Basiskennis VvE: de splitsingsakte

De splitsingsakte is het ‘wetboek’ van de VvE. Hierin staan de rechten en plichten van de eigenaren (leden) benoemd. Ook staat o.a. genoemd wie moeten meebetalen aan welke onderdelen. Zo kan er bijvoorbeeld staan dat een eigenaar van een appartement(srecht) op de begane grond moet meebetalen aan het onderhoud van de lift, zelfs al gebruikt die hem niet.

De splitsingsakte is een notariële akte, die wordt opgesteld bij de splitsing. Dat is dus vaak al bij de bouw van een complex. De splitsingsakte en de bijbehorende splitsingstekening worden ingeschreven bij het kadaster. Bij de splitsingsakte hoort ook een reglement.

Als aanvulling kan de vereniging een Huishoudelijk Reglement opstellen. In dit artikel leest u meer over de voorwaarden en inhoud van een Huishoudelijk Reglement.

 

 

Verschil in servicekosten VvE

Alle leden van een Vereniging van Eigenaren betalen een maandelijkse VvE- of verenigingsbijdrage. Deze bijdrage wordt onder andere besteed aan servicekosten (schoonmaak, glasbewassing), planmatig onderhoud en verzekeringspremies. In de Akte van Splitsing is vastgelegd hoe het gebouw en de kosten zijn verdeeld en dat kan per appartement verschillen. Bijvoorbeeld omdat de grootte van appartementen verschilt. Niet blij met de verdeling? Wilt u dit aanpassen, dan moet de Akte van Splitsing worden aangepast – een ingewikkelde en kostbare zaak, waarbij ook de hypotheekverstrekker is betrokken.

Splitsingsakte

Het ‘wetboek’ van de VvE. Hierin staan de rechten en plichten van de eigenaren (leden) benoemd. Ook staat o.a. genoemd wie moeten meebetalen aan welke onderdelen. Zo kan er bijvoorbeeld staan dat een eigenaar van een appartement(srecht) op de begane grond moet meebetalen aan het onderhoud van de lift, zelfs al gebruikt die hem niet.

De splitsingsakte is het ‘wetboek’ van de VvE. Hierin staan de rechten en plichten van de eigenaren (leden) benoemd. Ook staat o.a. genoemd wie moeten meebetalen aan welke onderdelen. Zo kan er bijvoorbeeld staan dat een eigenaar van een appartement(srecht) op de begane grond moet meebetalen aan het onderhoud van de lift, zelfs al gebruikt die hem niet. Als aanvulling kan de vereniging een Huishoudelijk Reglement opstellen. In dit artikel leest u alles over de voorwaarden en inhoud van een Huishoudelijk Reglement.

VvE-bijdrage verlagen

Vier tips voor een lagere VvE-bijdrage

Bij een gezonde VvE zijn inkomsten en uitgaven in balans. Naar de inkomsten, de ledenbijdragen, wordt vaak scherp gekeken. Maar hoe zit het met de uitgaven? Hoe vanzelfsprekend zijn die rekeningen en afschrijvingen nu eigenlijk? Kan het niet goedkoper? Vier manieren grip te houden op de kosten voor uw VvE:

Inventarisatie kosten

Waar betaalt uw VvE alweer allemaal voor? Zet alles eens op een rij en neem alle onderhoudscontracten onder de loep. Wat betaalt u de schoonmaker, tuinman of de liftmonteur? Het is makkelijk om jarenlang dezelfde leveranciers aan te houden, maar het is nog slimmer om de kosten eens in de zoveel tijd te inventariseren en zo mogelijk aan te passen. Vraag dus offertes op bij verschillende concurrenten (of laat ons dat doen). Wellicht kunt u deze diensten voordeliger inkopen.

Frequentie onderhoud

Kijk ook eens naar de frequentie van de verschillende onderhoudstaken. Hoe vaak worden de ramen gewassen? Hoe vaak komt de tuinman? Schrobt de schoonmaker wekelijks de galerij en kan dat niet wat minder? Misschien kan de glazenwasser wel een keertje per jaar overslaan of kan de schoonmaker ook één keer in de twee weken komen. Informeer ook eens wat leden zelf kunnen en willen doen op dit gebied.

Onderhoudsplan

De trap moet keer opnieuw geschilderd worden, de intercom is aan vervanging toe, het dak moet worden vervangen… Groot en klein onderhoud zijn onvermijdelijke kostenposten. U kunt door de manier waarop u ermee omgaat wél besparen. Analyseer de werkzaamheden en maak een deugdelijk meerjarenonderhoudsplan en –budget, zo komt u nooit voor nare financiële verrassingen te staan en kunt u werkzaamheden direct in gang zetten als dat nodig is. Te lang wachten met het oppakken van zaken als schilderwerk of dakonderhoud zorgt namelijk vaak voor meer kosten.

Praktische tips

De leden van een VvE betalen voor de verlichting op de galerij en voor de verwarmingskosten van de gemeenschappelijke delen. Een goede reden om deze kosten zo laag mogelijk te houden. Zorg dus voor LED-lampen, idealiter met een bewegingssensor. Ook op gezamenlijke stookkosten kunt u misschien nog besparen, bijvoorbeeld door de verwarming in de entree een graadje lager te zetten. Zorg verder dat de hoofdingangsdeur niet open kan blijven staan en plak tochtstrips op de deuren en brievenbusgleuven. Ook dat scheelt.

Zo bespaart u samen onnodige kosten en houdt u de VvE-bijdrage zo laag mogelijk. Daar wordt toch iedereen gelukkiger van?

 

Datum: 14 oktober 2015 (Let op: wettelijke veranderingen na deze datum kunnen invloed hebben op dit artikel)