Berichten

Effectief vergaderen met uw VvE, zo doet u dat

Vergadertips

Komt de VvE vergadering er weer aan? U kunt uw VvE vergadering voor laten zitten door een professionele voorzitter van JHK. Doet u het voorzitten liever zelf, dan hebben we een aantal handige tips voor u:

Agenda en stukken

  • Zorg voor een goede agenda. Zijn er als lid punten waar over u de vergadering wilt laten besluiten, lever ze dan tijdig aan bij het bestuur of de beheerder. Immers over zaken die niet agenda staan, kan niet worden besloten.
  • Het helpt als  de leden de agenda en de stukken hebben gelezen. Stel vragen liefst alvast via mail, zodat u in de vergadering een adequaat antwoord krijgt van het bestuur/beheerder.
  • Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten. Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.

Leiden van de vergadering

  • Begin op tijd en stop op tijd.
  • Zet de agenda en stukken in een presentatie en vertoon die op een beamer.
  • Houd het proces in de gaten en zuiver. Maak onderscheid tussen doel en werkwijze, persoonlijk en zakelijk.
  • Houd de agendapunten aan en kap lange zinloze discussies af. Kort tijdrovende punten in. Andere onderwerpen kunnen bij de rondvraag aan de orde komen.
  • Maak van het uitzoeken van specifieke punten een actiepunt of benoem bijvoorbeeld een commissie.
  • Genoeg gezegd? Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.

Discussie

  • Zorg voor sfeer, respecteer elkaar en benadruk dat elke VvE een gezamenlijk doel heeft.
  • Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen. Vraag om oplossingen en leg de opties aan de vergadering voor.
  • Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.
  • Kijk naar non-verbale communicatie. Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd? De Vergadering van Eigenaars is het hoogste orgaan en (nadere) besluitvorming kan pas in de eerstvolgende vergadering.
  • Weet u dat iemand boos is om een bepaald punt? Ga naast deze persoon zitten. Hij of zij zal dan minder fel zijn.

Concentratie

  • Vraag mensen telefoons in de tas te laten. Heeft iemand een dringende reden om de telefoon bij zich te houden? Vraag dan de telefoon ondersteboven op tafel te leggen.
  • Zitten maakt sloom. Vergader eens staand of las een beweegpauze in.
  • Serveer gezonde snacks zonder snelle suikers. Dus geen koekjes of taart, maar kaas, noten, fruit en groenten met een (kruiden)dip. Zo blijven mensen langer alert.

JHK Vastgoedmanagement wenst u een fijne vergadering.

VvE vergadering? Zorg dat u erbij bent

Onze VvE trendwatchers kwamen een interessante juridische vraag tegen, die er misschien voor zorgt dat u nooit meer een VvE ledenvergadering mist.

VvE ledenvergadering gemist

Wat is het geval? Een appartementseigenaar binnen een klein complex zag de e-mails van de (nieuwe) VvE beheerder niet, omdat ze in zijn spambox terechtkwamen. En daardoor miste hij een VvE vergadering. Ook een tweede vergadering miste hij, zonder zich te hebben afgemeld. En in die ledenvergadering stemde de enige aanwezige andere eigenaar in met een onderhoudsofferte. De afwezige leden moeten nu een groot bedrag overmaken aan de VvE. Kan dat zomaar?

Meerderheid van stemmen

Het schokkende antwoord: Ja. Een besluit tot niet-begroot onderhoud moet normaliter met een gekwalificeerde meerderheid (2/3e of 3/4e van de stemmen) worden genomen. Er moeten dan tijdens de vergadering genoeg eigenaren zijn om 2/3 of 3/4 van het totaal aantal uit te brengen stemmen binnen het complex te vertegenwoordigen. Als er op een vergadering niet voldoende eigenaren aanwezig zijn, dan kan er geen rechtsgeldig besluit worden genomen.

VvE besluit

Maar tussen de 2 en 6 weken na de eerste ledenvergadering kan dan wél een tweede vergadering worden gehouden. En in die vergadering kan een besluit worden genomen ongeacht het aantal stemmen dat op de vergadering kan worden uitgebracht. Als er dus maar één eigenaar aanwezig is, dan mag die beslissen.

Bezoek de vergaderingen van uw VvE

Overkomt u zoiets? Dan kunt u binnen een maand na de vergadering een verzoek tot vernietiging van het besluit indienen bij de kantonrechter. Maar voorkomen is en blijft beter dan genezen. Wilt u inspraak in uw complex en niet voor onverwachte kosten komen te staan? Bezoek dan de ledenvergaderingen van uw VvE.

Meer weten en/of beter vergaderen met uw VvE? Lees ook eens onze vergadertips en blog over succesvolle VvE vergadering.

 

Stappenplan voor het activeren van een VvE

Activeren, stap 1 – Idee voorleggen

Uw VvE is inactief en u hebt behoefte aan actie. U bent misschien niet de enige die de VvE wil activeren. Vraag eens aan uw buren hoe zij erover denken. Hopelijk ondersteunen ze uw idee. Bespreek met het (eventueel) bestaande bestuur of er een nieuw bestuur gevormd mag worden, om de boel nieuw leven in te blazen.

Activeren, stap 2 – Voorbereiding

Bereid u eerst voor door alle belangrijke VvE-informatie te verzamelen. Denk aan de splitsingsakte en de bijbehorende reglementen, alle contracten die binnen de VvE zijn afgesloten en het overzicht van de financiën.

Activeren, stap 3 – Vorm een nieuw bestuur

Hoera! Er is een nieuw bestuur. Mijlpaal 1 is succesvol behaald. Binnen een bestuur is het nuttig een kascommissie te benoemen (voor een overzichtelijke financiële afhandeling) en misschien zelfs een technische commissie (met commissieleden die verstand hebben van techniek en onderhoud). Bekijk als bestuur of alle verzekeringen nog kloppen. En vergeet de nieuwe VvE niet in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.

Activeren, stap 4 – Interesse wekken bij mede-eigenaren

Zo! De basis is er. Licht alle betrokken huiseigenaren in over het nieuwe bestuur en laat een enquête rondgaan om de interesse voor bepaalde onderwerpen te peilen. Geef alle VvE-leden een podium waarop ze hun opinie kunnen uiten. Heeft u in kaart kunnen brengen wat iedereen belangrijk vindt? Zet dan deze specifieke punten hoog op de agenda van de eerstvolgende vergadering.

Activeren, stap 5 – Uitnodigen voor de vergadering

Nodig alle VvE-leden ruim twee weken van tevoren uit voor de vergadering. Verstuur de uitnodiging samen met de vergaderagenda. Zorg ervoor dat alle vergaderingen worden vastgelegd in de notulen. Verspreid de notulen onder de huiseigenaren. Plaats in de notulen en de begeleidende brief/mail ook de data voor de volgende vergaderingen. Vergader minimaal één keer per jaar.

 

Heeft u meer hulp nodig bij het activeren van uw VvE of zoekt u ondersteuning bij vergaderingen of technisch beheer? JHK Vastgoedmanagement helpt u graag! Lees ook ons artikel over de nadelen van een slapende VvE

 

Uw ledenvergadering een succes

Een Vereniging van Eigenaren is belangrijk. En een algemene ledenvergadering of ALV dus ook. Maar dan moeten er wel leden komen. Hoe schudt u de VvE wakker? Een aantal tips voor meer animo.

Belangrijke positie

Niet alle VvE-leden zijn zich bewust van hun belangrijke positie binnen de VvE. Leg leden nog eens duidelijk uit dat ze zeggenschap hebben over hun eigen woning en de zaken die in het complex lopen. En vooral dat besluiten pas doorgevoerd mogen worden met de goedkeuring van een bepaald aantal personen. Als er te weinig VvE-leden aanwezig zijn tijdens een vergadering, worden er geen knopen doorgehakt. De VvE kan bij langdurige inactiviteit in de problemen komen. Het pand wordt niet onderhouden, de waarde van de woningen daalt of de financiële afwikkeling van de onderhoudsactiviteiten loopt in de soep. Een goed functionerende VvE is nuttig en belangrijk voor alle betrokkenen.

Persoonlijk uitnodigen

Persoonlijk en herhaaldelijk aanspreken helpt. Steek dus wat extra energie in het (persoonlijk) uitnodigen van de leden – stuur een formele uitnodiging, doe een reminder in de brievenbus en bel op de dag zelf nog even aan. Krijgt u het lid niet mee, dan in elk geval de machtiging.

Combineren met iets leuks

Is er weinig animo voor vergaderen, maar is er wel behoefte aan gezelligheid? Combineer een VvE-vergadering dan met een straatfeest, buurtborrel of een pandbarbecue. Eerst vergaderen, dan een leuke activiteit. Er komen waarschijnlijk meer VvE-leden opdagen.

Actief agendabeheer

Wees als bestuur bovendien alert en luister naar wat alle huiseigenaren te zeggen hebben. Juist buiten de vergaderingen. Stel u op als aanspreekpunt en toon interesse. Ook interessant en laagdrempelig: een WhatsApp-groep voor uw complex of een eigen, besloten, Facebookpagina. Neem belangrijke zaken gelijk op in de agenda van de volgende ledenvergadering of vraag of de bewoner met een voorstel wil komen. Zo krijgen alle betrokkenen het gevoel dat er naar hen geluisterd wordt en dat ze zeggenschap hebben over het pand.

Wilt u meer tips voor succesvol vergaderen? Bekijk onze VvE vergadertips.