Berichten

Kozijnen vervangen en de VvE

Stel, u heeft een appartement in een VvE en u wilt uw kozijnen vervangen. Mag dat zomaar? Of kan de VvE dat verbieden? En hoe moet dat dan met onderhoud? 

Toestemming nodig?

De eerste vraag is natuurlijk of toestemming nodig is. En dat hangt af van wat het splitsingsreglement daarover zegt. Vaak horen raamkozijnen met glas tot de gemeenschappelijke zaken en dat betekent dat de VvE moet zorgen voor het onderhoud ervan. Vaak is ook bepaald dat eigenaren zonder toestemming van de vergadering van eigenaars geen veranderingen mogen aanbrengen in en aan de gemeenschappelijke gedeelten. Vallen uw kozijnen dus onder de gemeenschappelijke delen, dan is toestemming nodig. Zo niet, kunt u uw gang gaan.

Let op bij toestemming

Is toestemming nodig, dan kan de VvE die geven. Maar daarbij zijn wel een aantal aandachtspunten. Als een individuele eigenaar namelijk toestemming krijgt om zijn of haar kozijnen te vervangen, dan is het natuurlijk niet de bedoeling dat de kosten daarvan voor rekening van de andere eigenaren, dus van de VvE, komen. Is er voor de kozijnen ander onderhoud nodig, dan lijkt het logisch om ook die kosten bij de individuele eigenaar te houden. En als er schade mocht ontstaan aan het gebouw door (plaatsing van) de kozijnen, wilt u ook niet dat die voor rekening van de VvE komen. Het is dus verstandig om dit goed vast te leggen voordat de kozijnenleverancier op de stoep staat. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de nieuwe kozijnen veel minder onderhoud nodig hebben dan die van de rest van de VvE. In overleg met uw beheerder kunt berekenen wat het gedeelte is dat de eigenaar van de nieuwe kozijnen niet hoeft te betalen.

Al met al verdient het aanbeveling om wijzigingen aan gemeenschappelijke delen zoveel mogelijk gezamenlijk op te pakken. Dat houdt zaken overzichtelijk en administratief behapbaar. Bovendien vermijdt u zo scheve gezichten of problemen zoals in deze aflevering van de Rijdende Rechter.

NB Heeft een van de eigenaren zonder toestemming van de vergadering de kozijnen vervangen en is die toestemming wel verplicht, kom dan als VvE zo snel mogelijk in verweer. Er is dan immers in strijd gehandeld met het splitsingsreglement.

Uw VvE en de AVG

Omgaan met gegevens in uw VvE

Bijna een jaar geleden is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwe Europese privacywetgeving, ingegaan. De wet is bedoeld om de privacyrechten van klanten, leden of gebruikers te versterken en uit te breiden. Organisaties die persoonsgegevens vastleggen van klanten, wel eens een factuur of nieuwsbrief versturen, krijgen ermee te maken. En wie niet voldoet aan deze nieuwe wet, kan een aardige boete krijgen.

Ook uw VvE valt onder de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een AVG-10-stappenplan. Voor VvE’s zijn er een aantal aandachtspunten:

Uw VvE moet kunnen bewijzen dat er volgens de AVG wordt gewerkt. Dat doet u door bij te houden hoe u met persoonsgegevens omgaat. Beschrijf in een document welke gegevens u bewaart, waarom, waar de gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt. U moet ook uw leden informeren over de manier waarop u met gegevens omgaat, bijvoorbeeld via een privacyverklaring.

Houd er rekening mee dat u toestemming van de leden moet hebben om hun gegevens te bewaren en gebruiken. U moet kunnen aantonen dat u die toestemming hebt. Let op: een toestemming geldt voor een specifiek doel. Voor andere doelen, moet nieuwe toestemming worden gevraagd.

Komen de gegevens onverhoopt in verkeerde handen, of is daar kans op, bijvoorbeeld door een verkeerd verstuurd mailtje of diefstal van een laptop? Meld dat dan bij de Autoriteit Persoonsgegevens, bij uw leden en leg het vast.

Zo loopt u als VvE geen onnodig risico.

Serviceflat – een VvE maar dan anders

Serviceflat De Klapwiek in Rotterdam PrinsenlandNederland telt een flink aantal serviceflats: appartementencomplexen waarin mensen zelfstandig wonen, maar ook dingen gemeenschappelijk hebben en doen. Er kan bijvoorbeeld een restaurant zijn, fysiotherapie of een huismeester. Een serviceflat kan een VvE zijn. De gezamenlijke eigenaars zijn dan eigenaar van de serviceflat. De VvE heeft niet alleen het gebouw, maar de hele woongemeenschap onder haar hoede. Een zware en gevoelige taak. Dergelijke VvE’s worden bovendien steeds vaker geconfronteerd met achterstallig onderhoud, stijgende servicekosten, beperking van het pakket van dienstverlening, leegstand, geschillen met erfgenamen en commerciële “opkopers”.

VvE en dienstverlener

Een VvE kan een VvE met separate dienstverlener zijn, waarbij aan de VvE kosten voor het beheer en onderhoud van het gebouw worden betaald en de kosten van de diensten worden betaald aan een aparte vereniging of stichting. Maar er zijn ook VvE’s waarin het beheer en onderhoud van het gebouw en de diensten in één akte van splitsing verenigd zijn.

Geen zorg, toch betalen?

Eigenaren van een appartement betalen bij een gecombineerde VvE voor beheer en diensten. Vaak ook als ze die om een of andere reden niet (meer) nodig hebben. Beter zou zijn om de diensten en zorg wel mogelijk te maken, maar alleen als mensen daar gebruik van willen maken. Dat scheelt kosten voor bewoners, maar ook voor erfgenamen: als het appartement leegstaat, betalen zij alleen de kosten voor het beheer van het gebouw.

Overschakelen op VvE met flexibele zorg

Het omschakelen op een dergelijk systeem betekent in veel gevallen dat de akte van splitsing moet worden gewijzigd van serviceflat naar ‘gewone’ VvE met een pakket diensten die naar behoefte kunnen worden afgenomen. Dat hoeft trouwens niet te betekenen dat zomaar iedereen in de flat kan komen wonen: er kan nog steeds worden gewerkt met een ballotagecommissie en/of (leeftijds-)eisen aan bewoners. Een en ander moet natuurlijk wel correct worden vastgelegd via een annex op het modelreglement of het aanpassen van de akte van splitsing. Dat laatste vraagt 80% van alle stemmen – een pittige opgave voor het bestuur.

Kunt u als VvE inhoudelijke of technische ondersteuning gebruiken? Neem dan zeker contact op met een van onze deskundige VvE beheerders.

Basiskennis: Wat doet de kascommissie?

Een Vereniging van Eigenaren (VvE) bestaat uit een vergadering van eigenaren (de leden), een bestuur en commissies. Een kascommissie is belangrijk en verplicht. De kascommissie moet jaarlijks worden benoemd door de vergadering van eigenaars. De leden van een kascommissie moeten onafhankelijk zijn. Dus:

  • Leden uit het bestuur van de vereniging mogen niet in de kascommissie.
  • Personen die actief zijn in een andere commissie binnen de VvE mogen niet in de kascommissie.
  • De kascommissie mag zelf geen uitgaven doen.

Vertrouwen is goed, maar controle is beter.

Deze leden van de kascommissie moeten de jaarrekening van de VvE controleren. Dat moet goed gebeuren, want VvE’s hebben vaak behoorlijke bedragen op de bank. En op het geld van de eigaren moet natuurlijk goed worden gepast. Leden kunnen fouten in de jaarrekening namelijk flink in de portemonnee voelen. Net als fraude. De kascommissie onderzoekt de cijfers en brengt advies uit aan de vergadering van eigenaars. In elk geval over de jaarstukken, maar de kascommissie mag ook (ongevraagd) adviseren over debiteurenbeheer, contracten met leveranciers of het vullen van het reservefonds. Het bestuur van de VvE moet de kascommissie alle informatie geven.

De controle van de kascommissie geeft leden zekerheid dat de jaarrekening een goed beeld geeft van de financiële situatie. Een goede kascommissie is dus belangrijk. Maar voor de meeste kascommissieleden is het controleren van jaarrekeningen geen dagelijks werk. Veel VvE’s kiezen daarom voor een onpartijdige en deskundige beheerder om hen in hun werkzaamheden te ondersteunen.

Bent u lid van de kascommissie? Of heeft u vragen over de financiële situatie van uw VvE? Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies. 

Basiskennis: Van wie is het spaargeld van de VvE?

Een VvE is verplicht reserves op te bouwen voor het onderhoud van het complex. Alle eigenaren sparen daar als het ware gezamenlijk voor via de VvE bijdrage. U moet bij uw belastingaangifte bovendien uw aandeel in het reservefonds opgeven in box 3. Maar vergis u niet: dat spaargeld is niet van u persoonlijk. De bijdragen aan het reservefonds horen tot de gezamenlijke schulden en kosten van de VvE en staan op een bankrekening op naam van de VvE. En daar kan niemand bij, behalve degenen die daarvoor zijn gemachtigd. De leden van de VvE kunnen de periodieke bijdragen ook niet terugkrijgen bij een verhuizing. U kunt uw aandeel in het reservefonds wel in de verkoopprijs van uw appartement opnemen. De koper hoeft over dat gedeelte van de koopprijs dan geen overdrachtsbelasting te betalen.

Kan uw VvE wel wat financieel advies gebruiken? Of heeft u vragen over het (geplande) onderhoud van uw complex? Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies. 

Basiskennis: Is een VvE verplicht?

Voor starters op de woningmarkt of mensen die voor het eerst een appartement kopen komt het lidmaatschap van de Vereniging van Eigenaren soms als een verrassing. Maar een VvE is voor een pand met daarin verschillende appartementsrechten verplicht. Het pand is namelijk juridisch gezien van alle eigenaren. En dat betekent dat ze ook de zorg voor het pand delen. Om te voorkomen dat bewoners alleen hun eigen stukje onderhouden, stelt de wet verplicht dat er een Vereniging van Eigenaren is.

De VvE onderhoudt de gemeenschappelijke ruimtes en de buitenkant van het complex. Eigenaren onderhouden de hun eigen appartement. De VvE is verplicht om een reservefonds aan te houden voor onderhoud. U betaalt als eigenaar maandelijks een bedrag waarmee de kosten voor onderhoud, verzekeringen en dergelijke worden gedekt. De Vereniging van Eigenaren kan ook de eigenaren vertegenwoordigen richting gemeente.

Een VvE wordt opgericht bij de notaris en moet ingeschreven staan bij de KvK. Alle appartementseigenaren zijn automatisch lid. Opzeggen kan dus niet. Alleen als u uw appartement verkoopt, bent geen lid meer van de Vereniging van Eigenaren.

Een Vereniging van Eigenaren (VvE) bestaat uit een vergadering van eigenaren (de leden), een bestuur en commissies. Een kascommissie is belangrijk en verplicht, een technische commissie kan handig zijn bij het begeleiden en plannen van onderhoud. Veel VvE’s kiezen bovendien voor een onpartijdige en deskundige beheerder om hen in hun werkzaamheden te ondersteunen.

Loopt uw VvE niet lekker? Of heeft u vragen over het (geplande) onderhoud van uw complex? Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies.