Effectief vergaderen met uw VvE, zo doet u dat

Vergadertips

Komt de VvE vergadering er weer aan? U kunt uw VvE vergadering voor laten zitten door een professionele voorzitter van JHK. Doet u het voorzitten liever zelf, dan hebben we een aantal handige tips voor u:

Agenda en stukken

  • Zorg voor een goede agenda. Zijn er als lid punten waar over u de vergadering wilt laten besluiten, lever ze dan tijdig aan bij het bestuur of de beheerder. Immers over zaken die niet agenda staan, kan niet worden besloten.
  • Het helpt als  de leden de agenda en de stukken hebben gelezen. Stel vragen liefst alvast via mail, zodat u in de vergadering een adequaat antwoord krijgt van het bestuur/beheerder.
  • Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten. Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.

Leiden van de vergadering

  • Begin op tijd en stop op tijd.
  • Zet de agenda en stukken in een presentatie en vertoon die op een beamer.
  • Houd het proces in de gaten en zuiver. Maak onderscheid tussen doel en werkwijze, persoonlijk en zakelijk.
  • Houd de agendapunten aan en kap lange zinloze discussies af. Kort tijdrovende punten in. Andere onderwerpen kunnen bij de rondvraag aan de orde komen.
  • Maak van het uitzoeken van specifieke punten een actiepunt of benoem bijvoorbeeld een commissie.
  • Genoeg gezegd? Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.

Discussie

  • Zorg voor sfeer, respecteer elkaar en benadruk dat elke VvE een gezamenlijk doel heeft.
  • Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen. Vraag om oplossingen en leg de opties aan de vergadering voor.
  • Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.
  • Kijk naar non-verbale communicatie. Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd? De Vergadering van Eigenaars is het hoogste orgaan en (nadere) besluitvorming kan pas in de eerstvolgende vergadering.
  • Weet u dat iemand boos is om een bepaald punt? Ga naast deze persoon zitten. Hij of zij zal dan minder fel zijn.

Concentratie

  • Vraag mensen telefoons in de tas te laten. Heeft iemand een dringende reden om de telefoon bij zich te houden? Vraag dan de telefoon ondersteboven op tafel te leggen.
  • Zitten maakt sloom. Vergader eens staand of las een beweegpauze in.
  • Serveer gezonde snacks zonder snelle suikers. Dus geen koekjes of taart, maar kaas, noten, fruit en groenten met een (kruiden)dip. Zo blijven mensen langer alert.

JHK Vastgoedmanagement wenst u een fijne vergadering.

In 2020 geen BTW afdragen over teruggeleverde stroom

Wie als VvE stroom van zonnepanelen teruglevert aan het net, moet daarover BTW afdragen en dus een BTW-administratie bijhouden. Goed nieuws: vanaf 1 januari 2020 hoeft dat niet meer van de Belastingdienst. VvE’s hoeven geen BTW meer te betalen over de teruglevering en saldering, en ook de administratie vervalt. Door een aanpassing in de Kleine Ondernemers Regeling (KOR) komen ook VvE’s namelijk in aanmerking voor de BTW vrijstelling voor kleine ondernemers, mits de BTW onder de 1345 euro per jaar blijft. Of Verenigingen van Eigenaren ook de BTW bij de aanschaf en installatie van zonnepanelen mogen gaan terugvragen, is nog niet bekend.

Bent u als VvE geïnteresseerd in verduurzamen, lees dan ook onze artikelen over zonnepanelen, salderen en de energiebespaarlening.

 

Uw VvE en de AVG

Omgaan met gegevens in uw VvE

Bijna een jaar geleden is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwe Europese privacywetgeving, ingegaan. De wet is bedoeld om de privacyrechten van klanten, leden of gebruikers te versterken en uit te breiden. Organisaties die persoonsgegevens vastleggen van klanten, wel eens een factuur of nieuwsbrief versturen, krijgen ermee te maken. En wie niet voldoet aan deze nieuwe wet, kan een aardige boete krijgen.

Ook uw VvE valt onder de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een AVG-10-stappenplan. Voor VvE’s zijn er een aantal aandachtspunten:

Uw VvE moet kunnen bewijzen dat er volgens de AVG wordt gewerkt. Dat doet u door bij te houden hoe u met persoonsgegevens omgaat. Beschrijf in een document welke gegevens u bewaart, waarom, waar de gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt. U moet ook uw leden informeren over de manier waarop u met gegevens omgaat, bijvoorbeeld via een privacyverklaring.

Houd er rekening mee dat u toestemming van de leden moet hebben om hun gegevens te bewaren en gebruiken. U moet kunnen aantonen dat u die toestemming hebt. Let op: een toestemming geldt voor een specifiek doel. Voor andere doelen, moet nieuwe toestemming worden gevraagd.

Komen de gegevens onverhoopt in verkeerde handen, of is daar kans op, bijvoorbeeld door een verkeerd verstuurd mailtje of diefstal van een laptop? Meld dat dan bij de Autoriteit Persoonsgegevens, bij uw leden en leg het vast.

Zo loopt u als VvE geen onnodig risico.

Een VvE vol fijne buren

Burenruzies zijn regelmatig in het nieuws. Maar er gebeuren ook mooie dingen tussen buren, zoals vandaag op Valentijnsdag. Bewoners van het Lage Land kregen deze anonieme Valentijnsroos met de tekst “Lief zijn voor je buur”, ondertekend door Valentijn.

Wilt u ook een fijne(re) relatie met uw buren in de VvE? Lees dan ook ons artikel over hoe u het gezellig houdt in uw VvE.

Een groen dak voor uw VvE – subsidie aanvragen

Een groen dak biedt veel voordelen. Zo gaat het dak langer mee en leveren zonnepanelen meer op. Daarnaast zorgt de beplanting voor minder belasting van het riool. Daarom biedt de gemeente Rotterdam subsidie voor wie een groen dak realiseert.

Subsidie ook voor VvE’s

De gemeente Rotterdam stimuleert de aanleg van groene daken in Rotterdam. Deze zijn goed voor het klimaat in de stad en zijn nodig om droge voeten te houden. Ze vangen namelijk regenwater op en voeren het water vertraagd af. Hierdoor wordt het riool minder belast bij hevige regenval. Zeker in stenige gebieden zoals het centrum en de wat oudere stadswijken zijn groene daken daarom onmisbaar. Het is de ambitie van de gemeente om voor 2030 in de binnenstad 1.000.000 m2 multifunctioneel dak te realiseren.

Tips van de gemeente

Wilt u samen met uw Vereniging van Eigenaren een groen dak realiseren op uw appartementencomplex? Houd dan rekening met de volgende twee zaken:

  1. Als de aanvrager een VvE is, moet u ook het vergaderbesluit en een machtiging kunnen aanleveren.
  2. Bij de aanvraag worden stukken gevraagd, waaronder een authentiek afschrift van de (koop)akte of een gewaarmerkt recent uittreksel uit de kadastrale legger. Als u de subsidie aanvraagt namens de VvE van het appartementengebouw, hoeft u niet van alle eigenaren een afzonderlijk afschrift van de koopakte toe te voegen als u de subsidie-aanvraag namens en op rekening van de VvE doet. Dan volstaat een VvE-besluit.

Heeft u nog vragen of wilt u hulp bij het inbrengen van dit punt bij uw VvE? Neem zeker contact met ons op!

De voorwaarden en regels vindt u in de bijlage (PDF, laatste update januari 2019): Voorwaarden-subsidie-groene-daken-Rotterdam

Gelukkig nieuw boekjaar!

Met het nieuwe jaar is ook een nieuw boekjaar ingegaan. En dat is van belang voor uw Vereniging van Eigenaren. Want het oude jaar moet worden afgesloten en de jaarcijfers moeten worden opgesteld. Dat moet binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar.

Rol van de VvE

De jaarstukken worden vaak door de VvE beheerder opgesteld. Het bestuur blijft wel verantwoordelijk voor het tijdig en correct opstellen ervan. Het controleren van de jaarcijfers is een taak van de kascommissie, net als het verslag uitbrengen aan de ledenvergadering. Bij dat verslag hoort een advies: wel of niet akkoord gaan met de jaarcijfers. Het bestuur wordt daarmee ontlast van aansprakelijkheid voor het gevoerde (financiële) beleid, met een mooi woord: decharge verlenen. Ook dat moet binnen 6 maanden na het einde van het boekjaar gebeuren, dus vóór 1 juli. Let op: de stukken moeten worden meegestuurd met uitnodiging van de vergadering, die minimaal 2 weken voor de vergadering moet worden verzonden. Op tijd beginnen dus. Ook goed om te weten: alle bestuurders van de VvE moeten de jaarstukken ondertekenen.

Balans en exploitatierekening

De balans en de exploitatierekening zijn onderdelen van de jaarstukken. Een balans is een overzicht van de bezittingen (o.a. banksaldo), vorderingen (o.a. nog te ontvangen bedragen), vermogen (zoals het reservefonds) en schulden (o.a. openstaande rekeningen op 31 december) van de VvE. De exploitatierekening  of winst- en verliesrekening is eigenlijk het huishoudboekje van de VvE. Er staat op wat er in het afgelopen jaar is binnengekomen aan bijvoorbeeld ledenbijdrage en rente en uitgegeven aan bijvoorbeeld verzekeringen, onderhoud en reserveringen.

Meer weten over de financiële bedrijfsvoering van uw VvE? Duik eens in onze VvE kennisbank. Of maak een afspraak met een van onze accountmanagers. 

 

Het klimaatakkoord en uw VvE


Het klimaatakkoord dat 21 december werd gepresenteerd, staat bol van de goede voornemens en mooie plannen. Zo moeten alle gemeenten in 20121 bekendmaken wanneer welke wijk van het gas af gaat. De belasting op gas gaat omhoog, het elektriciteitstarief omlaag. Voor 2030 moeten alle kolencentrales in Nederland gesloten zijn, er komen meer grote windmolenparken op zee en er komen meer zonnepanelen op daken. Maar wie de kosten gaat dragen, blijft helaas onduidelijk. Een advies had Premier Rutte wel: “we zullen de logische momenten in het leven moeten aangrijpen, als we toch al grote investeringen doen.” En die heeft u als verstandige VvE natuurlijk in uw MJOP staan. U heeft dus een streepje voor op particuliere woningeigenaren, ook als het gaat om schaalvoordelen. En om subsidie!  

Subsidie voor VvE’s

Wilt u gaan verduurzamen? VvE’s kunnen met subsidie via de Subsidieregeling energiebesparing eigen huis (SEEH) een energieadvies krijgen. Dit kan in combinatie met een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) en/of procesbegeleiding. Ook kunnen zij subsidie aanvragen voor minimaal 2 energiebesparende maatregelen voor verduurzaming van hun gebouw(en). Advies moet u voorschieten, maar voor het nemen van energiebesparende maatregelen verleent RVO.nl subsidie voordat de maatregelen genomen worden. Het gemiddelde subsidiebedrag per koopwoning is maximaal €20.000. Oók in 2019, besloten de Eerste en Tweede Kamer op 18 december.

Miljoenen beschikbaar

Het potje is dan ook nog lang niet leeg: van de €12 miljoen voor energiebesparende maatregelen is pas eenderde uitgegeven. En van de 2 miljoen die gereserveerd is voor advies, MJOP en procesbegeleiding is pas €158.000 uitgekeerd. Het indienen van een aanvraag kost tijd en aandacht, maar het levert ook het nodige op. Voor uw VvE en voor het milieu. Wilt u weten hoeveel subsidie u kunt krijgen? De Rekentool_SEEH_1.32 geeft inzicht.

Meer weten?

Onze adviseurs leveren u graag de benodigde gegevens voor uw formulier. En ook voor een MJOP kunt u uiteraard bij ons terecht. De Rijksoverheid heeft voor VvE’s deze handige infographic: http://infographics.rvo.nl/subsidievoorvve/

 

7 redenen om uw VvE beheer onder te brengen bij JHK Vastgoedmanagement

Via deze deze website en onze Facebook- en LinkedIn-pagina’s proberen we VvE’s in Rotterdam te helpen bij het beheer van de VvE. Dus vertellen we over de kascommissie en de splitsingsakte, geven we tips voor het opstellen van een MJOP en VvE vergaderingen en houden we u op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van VvE beheer. Maar over onszelf hebben we het eigenlijk niet vaak. Omdat je niet altijd bescheiden kunt zijn, nu 10 goede redenen om uw VvE beheer onder te brengen bij JHK Vastgoedmanagement:

1 In Rotterdam voor VvE’s in Rotterdam

JHK Vastgoedmanagement heeft een kantoor in Rotterdam en werkt voor VvE’s in Rotterdam en omstreken. We spreken de taal, kennen letterlijk en figuurlijk de weg en zijn zo ter plaatse als het nodig is.

2 Persoonlijk en betrokken

Vastgoed draait om mensen, niet om stenen alleen. We zorgen dus goed voor uw beheer en administratie, maar ook voor een prettige samenwerking en persoonlijk contact.

3 Voordelig VvE beheer

Goedkoop VvE beheer kan nog wel eens uitdraaien op duurkoop. Niet bij ons. Dankzij de persoonlijke en efficiënte aanpak van JHK Vastgoedmanagement bent u als VvE verzekerd van de best mogelijke kwaliteit tegen de best mogelijke prijs.

4 Uw geldzaken inzichtelijk

JHK Vastgoedmanagement zorgt voor het betalen van facturen, het innen van de ledenbijdragen en het opstellen van de jaarrekeningen. Ook het versturen van aanmaningen nemen wij voor u over. Via Twinq is uw financiële administratie 24/7 inzichtelijk.

5 Ervaring met beheer en onderhoud

Iedereen binnen JHK Vastgoedmanagement heeft ruime kennis van en ervaring in vastgoed en VvE beheer. En ook voor uw MJOP en andere onderhoudszaken bent u bij ons aan het juiste adres. JHK Vastgoedmanagement heeft de contacten en kennis in huis voor het organiseren, coördineren en controleren van zowel dagelijks – als planmatig onderhoud. Uiteraard aan de hand van een doortimmerd meerjaren onderhoudsplan (MJOP) en in nauw overleg met de VvE.

6 Soepele VvE vergaderingen

VvE vergadering? Laat dat maar aan ons over – van locatie en beamer tot het opstellen van de agenda en digitaal verstrekken van alle vergaderstukken en van presentielijst tot notulen. U kunt ons zelfs inzetten om de vergadering voor te zitten.

7 Administratie onder controle

JHK Vastgoedmanagement verzorgt voor u de ledenadministratie, financiële administratie en verzekeringen. We zorgen dat uw VvE altijd aan de wettelijke eisen voldoet. Dat doen we professioneel, zorgvuldig én transparant: via het online informatiesysteem Twinq is uw administratie altijd inzichtelijk. Een geruststellend gevoel!

 

Overtuigd? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte!

 

Nieuwbouw? Nieuwe Vereniging van Eigenaren

Denkt u over een nieuwbouwappartement of heeft u er een veroverd? Vergeet de VvE niet. Want die is handig, verplicht én kost geld.

VvE bijdrage

Als u een appartement koopt, krijgt u gegarandeerd met een VvE te maken. Appartementseigenaren zijn namelijk verplicht lid en moeten een vast maandelijks bedrag betalen voor onderhoud en beheer van de gemeenschappelijke ruimten, verzekeringen en gemeenschappelijke voorzieningen. Denk aan een bedrag van tussen de 100 en 200 euro per maand, zeker als er een lift in uw complex aanwezig is. De ontwikkelaar zal een maandelijkse bijdrage opgeven en heeft wellicht een begroting gemaakt voor de VvE. Neem deze kritisch door, zodat u zich niet rijk rekent.

VvE op tijd opstarten

Het tijdig opstarten van een VvE is verstandig, want tijdens de bouw worden veel keuzes gemaakt die van invloed zijn op de latere Vereniging van Eigenaren en het beheer van het complex. De ontwikkelaar kan een eerste ledenvergadering organiseren, bij voorkeur een half jaar voor oplevering. Het dan benoemde bestuur kan vervolgens met de ontwikkelaar en de eventuele door de VvE aangestelde beheerder toewerken naar een geslaagde oplevering.

VvE beheerder als fundament voor uw VvE

Het betrekken van een VvE beheerder is een slimme zet. Aktes, plannen en toekomstig onderhoud zijn niet altijd eenvoudig te doorzien. En ook een oplevering moet goed en volgens de regels gebeuren om latere problemen te voorkomen. Dat geeft rust en betaalt zich altijd terug, al is het alleen maar omdat u zo de handen vrij heeft voor het inrichten en verhuizen.

Problemen voorkomen

JHK Vastgoedmanagement heeft veel ervaring met VvE’s en nieuwbouwcomplexen in Rotterdam en omgeving. We staan aan uw kant en denken actief en inhoudelijk mee. Zo kan de (concept) Akte van Splitsing worden beoordeeld op de praktische beheerbaarheid. We kunnen de Akte van Splitsing voor uw VvE ook bespreken met de notaris. Zo wordt dat gegarandeerd een praktisch document waar ook de toekomstige eigenaars zich in kunnen vinden – goed voor de verkoopwaarde! We maken vervolgens een concept begroting, waardoor u vooraf weet wat de maandelijkse VvE-bijdrage wordt.

Interessant? Neem contact met ons op voor een offerte.

Modelreglement voor ondersplitsingen

We schreven al eerder over het nieuwe modelreglement van splitsing in appartementsrechten 2017, waarin de nieuwste ontwikkelingen rondom VvE en recht zijn meegenomen. Hier vindt u een exemplaar: modelreglement 2017 (pdf) . Ook het modelreglement voor ondersplitsingen is inmiddels rond. U vindt het in de bijlage bij dit bericht.

Het nieuwe modelreglement voor ondersplitsingen geldt alleen voor ondersplitsingen na 6 juni 2018. Is uw VvE eerder gesplitst, dan hoeft u dus niets te doen.

Wat is een ondersplitsing?

Een appartementencomplex is doorgaans gesplitst in diverse appartementsrechten – voor elk appartement één. Daarbij wordt een Vereniging van Eigenaren die de gezamenlijke belangen behartigt. De verdeling (en meer) worden vastgelegd in de splitsingsakte. Dat is er dus meestal een per VvE. Heeft uw VvE echter meerdere gebouwen of meerdere functies (bijvoorbeeld winkels of parkeergarage), dan wordt er een hoofd- en een ondersplitsing gemaakt. En dus een vereniging opgericht met voor ieder gebouw of functie een appartementsrecht. Voor ieder appartementsrecht, dus voor ieder gebouw of functie, wordt een aparte VvE opgericht met een eigen ondersplitsingsakte waarin de kosten worden verdeeld voor het eigen gebouw.

Heeft u vragen over het reglement voor ondersplitsingen in relatie tot uw VvE? Neem dan rechtstreeks contact met ons op. Wij vertellen u graag meer.