Waar rook is, is overlast

Onlangs ontvingen wij een interessante vraag van een bewoonster van een appartement, niet in een van onze VvE’s overigens. Zij schreef dat de bewoners van een appartement met de voordeur aan de algemene ruimte bij de liften al jarenlang zodanig veel rookten, dat het daar vreselijk stonk. Zij en haar kinderen renden elke dag een aantal maal met ingehouden adem naar de open galerij. Ook schaamde ze zich voor bezoekers, die ook door de verstikkende rookwalm moesten. Of daar iets aan te doen was?

Overlast door roken

Nu is het zo dat een VvE kan in het huishoudelijk reglement kan vastleggen dat roken in de gemeenschappelijke ruimten verboden is. Maar je kunt bewoners niet verbieden om in het eigen appartement te roken. Wat wel kan is in het huishoudelijk reglement opnemen dat er hoe dan ook geen overlast van rook mag zijn. Op die manier heb je ook bij roken in het eigen huis een argument om met de rokers in gesprek te gaan over een oplossing. De kans is groot dat rokers zich niet bewust zijn van de overlast die ze veroorzaken en best bereid zijn om (samen) een oplossing te zoeken.

Samen oplossen

Die kan bijvoorbeeld liggen in een extra reinigingsbeurt, een tochtstrip onder de voordeur of het nakijken van het mechanisch afzuigsysteem. Rookoverlast kan ook komen door het stoken op hout en het gebruik van vuurkorven. Ook daar geldt dat bij voorkeur een gezamenlijke oplossing moet worden gevonden.

Het meldpunt Rookoverlast stelt meldingen over rookoverlast in alle vormen zeer op prijs. U kunt het meldpunt Rookoverlast vinden op http://rookoverlast.wordpress.com of bellen of Whatsappen op telefoonnummer 06 49 13 77 77.

 

Goedemiddag, de deurwaarder

Het incasseren van VvE ledenbijdragen

Als koper van een appartement ben je automatisch lid van een VvE. En dat betekent dat er een bijdrage betaald moet worden. Dat is de afspraak, maar ook noodzaak. De VvE moet immers geld hebben om de rekeningen te betalen en als reserve voor het onderhoud. Maar wat doe je als een VvE lid of meerdere VvE leden niet betalen? En is dat te voorkomen? 

VvE bijdrage vooruit betalen

De VvE bijdrage is gebaseerd op de begroting en het soort appartement. Leden betalen vooruit – dus de bijdrage van mei moet uiterlijk 30 april betaald zijn. Deze verplichting staat, ook als een lid het niet eens is met de hoogte van de bijdrage of het beleid van de VvE. Te laat betalen betekent een betalingsachterstand.

Herinnering

U mag vanaf de eerste dag een betalingsherinnering sturen, maar een of twee weken wachten is gebruikelijker. Vermeld daarin om welke maand(en) het gaat en om welk bedrag het gaat. Vergeet niet een redelijke termijn, bijvoorbeeld “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief door u is ontvangen” te bieden waarbinnen het bedrag alsnog betaald moet worden. Helpt dat niet, dan mag de VvE of de beheerder een (laatste) aanmaning versturen. Maar wat als dat ook niet helpt?

Incasso

Als aanmaningen niet werken, is incasso de volgende stap. U kunt de vordering uit handen geven aan een incassobureau, zo voorkomt u u of een ander bestuurslid lastige gesprekken met de wanbetaler moet voeren. U moet per slot van rekening nog met elkaar door één deur. Let op dat uw vergadering daar toestemming voor heeft gegeven via een ‘incassobesluit’. Zo’n bureau probeert eerst nogmaals het openstaande bedrag voldaan te krijgen. Daarbij mogen (onder voorwaarden) wettelijke incassokosten worden berekend, extra kosten bovenop het bedrag dat betaald moet worden. Hiervoor geldt een wettelijk minimum en maximum. Het wettelijk maximum voor incassokosten is over de eerste 2.500 euro: 15%, daarna daalt het percentage. Het wettelijk minimum voor incassokosten is 40 euro, onafhankelijk van het te incasseren bedrag.

Naar de rechter

De volgende stap is er een naar de rechter. De deurwaarder brengt een dagvaarding uit aan het VvE-lid. Het VvE-lid moet dan voor de rechter komen en waarschijnlijk alsnog betalen. Na een veroordeling komen er echter nog procedurekosten bij. Betaalt het VvE lid alsnog niet, dan kan het zelfs zover komen dat het appartement in de executieverkoop wordt gebracht. Zacht gezegd geen fijne ervaring, want ook de inboedel wordt verkocht of weggegooid. Let op als u een appartement koopt in een executievei, al dan niet in een executieveiling: de betalingsachterstand van het lopende jaar en van het vorige jaar komt voor rekening van de nieuwe eigenaar.

Al met al loont het om bij een uitblijvende betaling in overleg te treden met de wanbetaler en te komen tot een oplossing. Heeft u vragen of problemen op dit gebied, neem dan zeker even contact met ons op.

De vlag uit in de VvE

Koningsdag, Dodenherdenking en Bevrijdingsdag komen heel dichtbij. En sommige mensen steken dan graag de vlag uit, al dan niet met wimpel. Mag dat eigenlijk zomaar binnen een Vereniging van Eigenaren?

Een VvE mag bepaalde decoraties verbieden aan de buitenkant van een woning. Sommige VvE’s hebben strenge regels op dat gebied. Binnen sommige VvE’s is het  bevestigen van een vlaggestokhouder zelfs gewoon verboden.

Sommige VvE’s hebben een gezamenlijke vlaggenmast, waarop op hoogtijdagen de vlag wordt gehesen volgens vaste afspraken. Op andere complexen, zoals de Rotterdamse Statendam, wappert permanent een vlag. Wilt u echter als individuele appartementseigenaar een vlaggenstokhouder bevestigen aan de buitengevel van uw appartement, dan brengt u daarmee wijzigingen aan aan gemeenschappelijke delen en daarvoor is toestemming van de vergadering vereist. Lukt dat niet voor volgende week, of wilt u het traject hoe dan ook niet in, dan loont het wellicht de moeite om eens een watersportwinkel te bezoeken. Veel vlaggenstokhouders voor boten zijn verwijderbaar en passen ook op een balkonhek.

Goed om te weten: Nederland kent geen wettelijke regels voor het gebruik van de vlag. U mag als burger, bedrijf of organisatie op alle dagen van het jaar de vlag uithangen. Er is een vlaginstructie, maar het volgen daarvan is niet verplicht.

 

Kozijnen vervangen en de VvE

Stel, u heeft een appartement in een VvE en u wilt uw kozijnen vervangen. Mag dat zomaar? Of kan de VvE dat verbieden? En hoe moet dat dan met onderhoud? 

Toestemming nodig?

De eerste vraag is natuurlijk of toestemming nodig is. En dat hangt af van wat het splitsingsreglement daarover zegt. Vaak horen raamkozijnen met glas tot de gemeenschappelijke zaken en dat betekent dat de VvE moet zorgen voor het onderhoud ervan. Vaak is ook bepaald dat eigenaren zonder toestemming van de vergadering van eigenaars geen veranderingen mogen aanbrengen in en aan de gemeenschappelijke gedeelten. Vallen uw kozijnen dus onder de gemeenschappelijke delen, dan is toestemming nodig. Zo niet, kunt u uw gang gaan.

Let op bij toestemming

Is toestemming nodig, dan kan de VvE die geven. Maar daarbij zijn wel een aantal aandachtspunten. Als een individuele eigenaar namelijk toestemming krijgt om zijn of haar kozijnen te vervangen, dan is het natuurlijk niet de bedoeling dat de kosten daarvan voor rekening van de andere eigenaren, dus van de VvE, komen. Is er voor de kozijnen ander onderhoud nodig, dan lijkt het logisch om ook die kosten bij de individuele eigenaar te houden. En als er schade mocht ontstaan aan het gebouw door (plaatsing van) de kozijnen, wilt u ook niet dat die voor rekening van de VvE komen. Het is dus verstandig om dit goed vast te leggen voordat de kozijnenleverancier op de stoep staat. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat de nieuwe kozijnen veel minder onderhoud nodig hebben dan die van de rest van de VvE. In overleg met uw beheerder kunt berekenen wat het gedeelte is dat de eigenaar van de nieuwe kozijnen niet hoeft te betalen.

Al met al verdient het aanbeveling om wijzigingen aan gemeenschappelijke delen zoveel mogelijk gezamenlijk op te pakken. Dat houdt zaken overzichtelijk en administratief behapbaar. Bovendien vermijdt u zo scheve gezichten of problemen zoals in deze aflevering van de Rijdende Rechter.

NB Heeft een van de eigenaren zonder toestemming van de vergadering de kozijnen vervangen en is die toestemming wel verplicht, kom dan als VvE zo snel mogelijk in verweer. Er is dan immers in strijd gehandeld met het splitsingsreglement.

Effectief vergaderen met uw VvE, zo doet u dat

Vergadertips

Komt de VvE vergadering er weer aan? U kunt uw VvE vergadering voor laten zitten door een professionele voorzitter van JHK. Doet u het voorzitten liever zelf, dan hebben we een aantal handige tips voor u:

Agenda en stukken

  • Zorg voor een goede agenda. Zijn er als lid punten waar over u de vergadering wilt laten besluiten, lever ze dan tijdig aan bij het bestuur of de beheerder. Immers over zaken die niet agenda staan, kan niet worden besloten.
  • Het helpt als  de leden de agenda en de stukken hebben gelezen. Stel vragen liefst alvast via mail, zodat u in de vergadering een adequaat antwoord krijgt van het bestuur/beheerder.
  • Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten. Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.

Leiden van de vergadering

  • Begin op tijd en stop op tijd.
  • Zet de agenda en stukken in een presentatie en vertoon die op een beamer.
  • Houd het proces in de gaten en zuiver. Maak onderscheid tussen doel en werkwijze, persoonlijk en zakelijk.
  • Houd de agendapunten aan en kap lange zinloze discussies af. Kort tijdrovende punten in. Andere onderwerpen kunnen bij de rondvraag aan de orde komen.
  • Maak van het uitzoeken van specifieke punten een actiepunt of benoem bijvoorbeeld een commissie.
  • Genoeg gezegd? Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.

Discussie

  • Zorg voor sfeer, respecteer elkaar en benadruk dat elke VvE een gezamenlijk doel heeft.
  • Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen. Vraag om oplossingen en leg de opties aan de vergadering voor.
  • Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.
  • Kijk naar non-verbale communicatie. Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd? De Vergadering van Eigenaars is het hoogste orgaan en (nadere) besluitvorming kan pas in de eerstvolgende vergadering.
  • Weet u dat iemand boos is om een bepaald punt? Ga naast deze persoon zitten. Hij of zij zal dan minder fel zijn.

Concentratie

  • Vraag mensen telefoons in de tas te laten. Heeft iemand een dringende reden om de telefoon bij zich te houden? Vraag dan de telefoon ondersteboven op tafel te leggen.
  • Zitten maakt sloom. Vergader eens staand of las een beweegpauze in.
  • Serveer gezonde snacks zonder snelle suikers. Dus geen koekjes of taart, maar kaas, noten, fruit en groenten met een (kruiden)dip. Zo blijven mensen langer alert.

JHK Vastgoedmanagement wenst u een fijne vergadering.

In 2020 geen BTW afdragen over teruggeleverde stroom

Wie als VvE stroom van zonnepanelen teruglevert aan het net, moet daarover BTW afdragen en dus een BTW-administratie bijhouden. Goed nieuws: vanaf 1 januari 2020 hoeft dat niet meer van de Belastingdienst. VvE’s hoeven geen BTW meer te betalen over de teruglevering en saldering, en ook de administratie vervalt. Door een aanpassing in de Kleine Ondernemers Regeling (KOR) komen ook VvE’s namelijk in aanmerking voor de BTW vrijstelling voor kleine ondernemers, mits de BTW onder de 1345 euro per jaar blijft. Of Verenigingen van Eigenaren ook de BTW bij de aanschaf en installatie van zonnepanelen mogen gaan terugvragen, is nog niet bekend.

Bent u als VvE geïnteresseerd in verduurzamen, lees dan ook onze artikelen over zonnepanelen, salderen en de energiebespaarlening.

 

Uw VvE en de AVG

Omgaan met gegevens in uw VvE

Bijna een jaar geleden is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwe Europese privacywetgeving, ingegaan. De wet is bedoeld om de privacyrechten van klanten, leden of gebruikers te versterken en uit te breiden. Organisaties die persoonsgegevens vastleggen van klanten, wel eens een factuur of nieuwsbrief versturen, krijgen ermee te maken. En wie niet voldoet aan deze nieuwe wet, kan een aardige boete krijgen.

Ook uw VvE valt onder de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een AVG-10-stappenplan. Voor VvE’s zijn er een aantal aandachtspunten:

Uw VvE moet kunnen bewijzen dat er volgens de AVG wordt gewerkt. Dat doet u door bij te houden hoe u met persoonsgegevens omgaat. Beschrijf in een document welke gegevens u bewaart, waarom, waar de gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt. U moet ook uw leden informeren over de manier waarop u met gegevens omgaat, bijvoorbeeld via een privacyverklaring.

Houd er rekening mee dat u toestemming van de leden moet hebben om hun gegevens te bewaren en gebruiken. U moet kunnen aantonen dat u die toestemming hebt. Let op: een toestemming geldt voor een specifiek doel. Voor andere doelen, moet nieuwe toestemming worden gevraagd.

Komen de gegevens onverhoopt in verkeerde handen, of is daar kans op, bijvoorbeeld door een verkeerd verstuurd mailtje of diefstal van een laptop? Meld dat dan bij de Autoriteit Persoonsgegevens, bij uw leden en leg het vast.

Zo loopt u als VvE geen onnodig risico.

Een VvE vol fijne buren

Burenruzies zijn regelmatig in het nieuws. Maar er gebeuren ook mooie dingen tussen buren, zoals vandaag op Valentijnsdag. Bewoners van het Lage Land kregen deze anonieme Valentijnsroos met de tekst “Lief zijn voor je buur”, ondertekend door Valentijn.

Wilt u ook een fijne(re) relatie met uw buren in de VvE? Lees dan ook ons artikel over hoe u het gezellig houdt in uw VvE.

Een groen dak voor uw VvE – subsidie aanvragen

Een groen dak biedt veel voordelen. Zo gaat het dak langer mee en leveren zonnepanelen meer op. Daarnaast zorgt de beplanting voor minder belasting van het riool. Daarom biedt de gemeente Rotterdam subsidie voor wie een groen dak realiseert.

Subsidie ook voor VvE’s

De gemeente Rotterdam stimuleert de aanleg van groene daken in Rotterdam. Deze zijn goed voor het klimaat in de stad en zijn nodig om droge voeten te houden. Ze vangen namelijk regenwater op en voeren het water vertraagd af. Hierdoor wordt het riool minder belast bij hevige regenval. Zeker in stenige gebieden zoals het centrum en de wat oudere stadswijken zijn groene daken daarom onmisbaar. Het is de ambitie van de gemeente om voor 2030 in de binnenstad 1.000.000 m2 multifunctioneel dak te realiseren.

Tips van de gemeente

Wilt u samen met uw Vereniging van Eigenaren een groen dak realiseren op uw appartementencomplex? Houd dan rekening met de volgende twee zaken:

  1. Als de aanvrager een VvE is, moet u ook het vergaderbesluit en een machtiging kunnen aanleveren.
  2. Bij de aanvraag worden stukken gevraagd, waaronder een authentiek afschrift van de (koop)akte of een gewaarmerkt recent uittreksel uit de kadastrale legger. Als u de subsidie aanvraagt namens de VvE van het appartementengebouw, hoeft u niet van alle eigenaren een afzonderlijk afschrift van de koopakte toe te voegen als u de subsidie-aanvraag namens en op rekening van de VvE doet. Dan volstaat een VvE-besluit.

Heeft u nog vragen of wilt u hulp bij het inbrengen van dit punt bij uw VvE? Neem zeker contact met ons op!

De voorwaarden en regels vindt u in de bijlage (PDF, laatste update januari 2019): Voorwaarden-subsidie-groene-daken-Rotterdam

Gelukkig nieuw boekjaar!

Met het nieuwe jaar is ook een nieuw boekjaar ingegaan. En dat is van belang voor uw Vereniging van Eigenaren. Want het oude jaar moet worden afgesloten en de jaarcijfers moeten worden opgesteld. Dat moet binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar.

Rol van de VvE

De jaarstukken worden vaak door de VvE beheerder opgesteld. Het bestuur blijft wel verantwoordelijk voor het tijdig en correct opstellen ervan. Het controleren van de jaarcijfers is een taak van de kascommissie, net als het verslag uitbrengen aan de ledenvergadering. Bij dat verslag hoort een advies: wel of niet akkoord gaan met de jaarcijfers. Het bestuur wordt daarmee ontlast van aansprakelijkheid voor het gevoerde (financiële) beleid, met een mooi woord: decharge verlenen. Ook dat moet binnen 6 maanden na het einde van het boekjaar gebeuren, dus vóór 1 juli. Let op: de stukken moeten worden meegestuurd met uitnodiging van de vergadering, die minimaal 2 weken voor de vergadering moet worden verzonden. Op tijd beginnen dus. Ook goed om te weten: alle bestuurders van de VvE moeten de jaarstukken ondertekenen.

Balans en exploitatierekening

De balans en de exploitatierekening zijn onderdelen van de jaarstukken. Een balans is een overzicht van de bezittingen (o.a. banksaldo), vorderingen (o.a. nog te ontvangen bedragen), vermogen (zoals het reservefonds) en schulden (o.a. openstaande rekeningen op 31 december) van de VvE. De exploitatierekening  of winst- en verliesrekening is eigenlijk het huishoudboekje van de VvE. Er staat op wat er in het afgelopen jaar is binnengekomen aan bijvoorbeeld ledenbijdrage en rente en uitgegeven aan bijvoorbeeld verzekeringen, onderhoud en reserveringen.

Meer weten over de financiële bedrijfsvoering van uw VvE? Duik eens in onze VvE kennisbank. Of maak een afspraak met een van onze accountmanagers.